"Prezent" od szefa pod choinkę. Te osoby w grudniu zobaczą mniej pieniędzy na koncie

Kiedy prezent firmowy staje się opodatkowanym przychodem?

Choć celem takiego podarunku jest uhonorowanie ważnych okoliczności czy wyrażenie wdzięczności, a nie rekompensata za pracę, fiskus nie zawsze patrzy na to w ten sam sposób. W efekcie wartość bonu czy paczki może zostać doliczona do przychodu ze stosunku pracy, co obniży grudniową pensję netto i powiększy kwotę zaliczki na podatek dochodowy. Kluczowe jest zrozumienie, kiedy świąteczne świadczenie traktowane jest jako nagroda i podlega opodatkowaniu, a kiedy może być zwolnione z tego obowiązku.

Co do zasady, wszelkie świadczenia rzeczowe lub pieniężne otrzymane od pracodawcy są traktowane jako przychód pracownika i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Ustawa o PIT do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko pieniądze, ale też świadczenia w naturze, a nawet inne nieodpłatne świadczenia. To oznacza, że wartość nominalna prezentu, karty podarunkowej czy bonu, z wyjątkiem tych, które zostały wyłączone lub zwolnione na mocy ustawy, potencjalnie powiększa opodatkowany dochód.

Aby jednak faktycznie powstał przychód ze stosunku pracy, konieczne jest spełnienie trzech przesłanek, zgodnie z wykładnią Trybunału Konstytucyjnego.

Przychód ze stosunku pracy - kiedy prezent staje się obciążeniem?

Świadczenie musi być spełnione za zgodą pracownika, w jego interesie (a nie pracodawcy) i przynosić mu wymierną korzyść materialną, którą można przypisać indywidualnej osobie. Przykładowo, jeśli upominek jest uzależniony od wyników pracy, regularnie wypłacany lub ujęty w polityce wynagradzania, wtedy jest to przychód ze stosunku pracy.

W takiej sytuacji pracodawca, działający jako płatnik, ma obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek. Wartość prezentu jest wówczas doliczana do przychodu pracownika w danym miesiącu, co skutkuje pomniejszeniem wypłaty na rękę i koniecznością odprowadzenia składek ZUS.

Istnieje jednak droga, aby uniknąć opodatkowania. Prezenty mogą być w pewnych sytuacjach traktowane jako darowizna, która podlega przepisom Ustawy o podatku od spadków i darowizn, a tym samym jest wyłączona spod opodatkowania PIT. Kluczowy jest tu cel emocjonalno-towarzyski, czyli chęć uhonorowania ważnych okoliczności czy wyrażenia wdzięczności, bez związku z wynagrodzeniem za pracę. W takim przypadku pracodawca nie musi pobierać zaliczki na podatek dochodowy.

Dla darowizn od osób niespokrewnionych, limit zwolnienia w 2025 roku wynosi aż 5733 zł (liczony sumarycznie w ciągu 5 lat od jednego darczyńcy). Haczyk polega jednak na tym, że darowizna nie może stanowić dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu, co stanowi dla firmy pewną stratę podatkową. Warto pamiętać również o instytucji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który przy takich okazjach znacząco zabezpiecza pracowników.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - klucz do spokojnej głowy i wyższej pensji

Najbezpieczniejszym i najczęściej stosowanym sposobem na wręczenie nieopodatkowanego prezentu jest sfinansowanie go ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Świadczenia rzeczowe (np. paczki, karty przedpłacone, vouchery) sfinansowane w całości z ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego do wysokości 1000 zł w roku podatkowym dla jednego pracownika.

Jeśli wartość prezentu przekracza ten limit, opodatkowaniu podlega jedynie nadwyżka. To ważne, aby prezenty miały charakter rzeczowy lub by były to świadczenia pieniężne (również do 1000 zł), a nie bony, talony czy znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi, gdyż te ostatnie nie są traktowane jako świadczenia rzeczowe i nie korzystają ze zwolnienia.

W przypadku, gdy firma nie dysponuje ZFŚS i finansuje prezenty ze środków obrotowych, ich wartość co do zasady musi zostać doliczona do przychodu pracownika i opodatkowana na zasadach ogólnych. Jest to najmniej korzystna opcja dla pracownika, ponieważ w grudniu zobaczy on mniejszą kwotę na koncie z powodu pobranej zaliczki na PIT oraz składek ZUS.

Co ciekawe, inaczej traktowane są prezenty dla dzieci pracowników opłacone z ZFŚS — one są zwolnione z opodatkowania bez względu na wartość podarunku. Podobnie, świadczenia rzeczowe lub pieniężne dla byłych pracowników, czyli emerytów i rencistów, korzystają ze zwolnienia z PIT do kwoty 6000 zł rocznie. W kontekście świątecznym warto też pamiętać o innej, mniej popularnej, ale skutecznej ścieżce: utworzenie funduszu na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy pozwala uniknąć składek ZUS (choć nie PIT) do wysokości rocznego odpisu podstawowego.