Przewaga digitalizacji dokumentów: Jak przekształcić swoją firmę w cyfrowego nomadę
![laptop](https://images.iberion.media/images/1920/przewaga_digitalizacji_dokumentow_ebeda880bd.jpeg)
Jeszcze nie tak dawno temu w zarządzaniu dokumentami dominowały szafki i szuflady. Jednak cyfryzacja dynamicznie postępuje i rolę mebli zastępuje obecnie komputer, rozwiązania chmurowe czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Nadal wiele firm korzysta z papieru i tradycyjnych metod, niemniej w większości gromadzonych danych oraz obsługiwanych procesów wykorzystują technologię. Współczesne przedsiębiorstwa chcąc odnaleźć się w takiej sytuacji, muszą wiedzieć, jak przekształcić swój biznes w cyfrowego nomadę, by móc konkurować na rynku.
Jak przekształcić firmę w cyfrowego nomadę – krok po kroku
Wiele postępowych firm wierzy w całkowitą rezygnację z papieru w nieodległej przyszłości. Jednak wciąż jest wiele przedsiębiorstw, które nie mają pojęcia, od czego zacząć temat digitalizacji w swojej strukturze. Zatem podpowiadamy:
Ocena obecnej sytuacji i potrzeb firmy
Pierwszym krokiem w procesie digitalizacji firmy jest ocena obecnej sytuacji i potrzeb firmy. W tym celu należy odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jakie rodzaje dokumentów są obecnie przechowywane w firmie?
- Jaki jest ich stan?
- Jak często są one używane?
- Kto jest odpowiedzialny za ich przechowywanie i archiwizację?
Odpowiedzi na te pytania pomogą w określeniu zakresu prac związanych z digitalizacją oraz potrzebnych narzędzi i technologii.
Wybór odpowiedniego oprogramowania do digitalizacji dokumentów
Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów do digitalizacji dokumentów. Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania warto zwrócić uwagę na:
- Rodzaj dokumentów, które mają być digitalizowane
- Ilość dokumentów do digitalizacji
- Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych
- Dostępność i cena oprogramowania
Proces skanowania i konwersji dokumentów papierowych na cyfrowe
Proces skanowania i konwersji dokumentów papierowych na cyfrowe może być czasochłonny i wymagający. Jednak efektem muszą być pliki czytelne i wysokiej jakości. Dlatego w procesie skanowania warto dokładnie spojrzeć na:
- Rozdzielczość skanowania
- Rodzaj skanera
- Oprogramowanie do skanowania
Organizacja i kategoryzacja cyfrowych dokumentów
Po skanowaniu dokumentów należy je odpowiednio zorganizować i skategoryzować. Dzięki temu będzie można łatwo je odszukać. W tym aspekcie dokumentów należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- System nazewnictwa dokumentów
- Struktura folderów
- Użycie tagów
Implementacja systemów zarządzania dokumentami (DMS)
Systemy zarządzania dokumentami (DMS) to oprogramowanie, które pozwala na gromadzenie, przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów w postaci cyfrowej. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie znacząco usprawnia procesy związane z zarządzaniem dokumentacją. W przypadku dużych firm implementacja DMS to często warunek konieczny w celu przeprowadzenia udanej digitalizacji.
Szkolenie pracowników i zachęcanie do korzystania z nowych narzędzi
Przeprowadzenie szkolenia pracowników w zakresie korzystania z nowych narzędzi i oprogramowania jest kluczowe dla powodzenia digitalizacji. Pracownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z nowych narzędzi, aby móc je efektywnie wykorzystać w codziennej pracy. W tym przypadku należy zwrócić uwagę, na takie kwestie jak:
- Dobór odpowiedniej firmy szkoleniowej
- Czas trwania szkolenia
- Szkolenie indywidualne lub grupowe
Współcześnie przekształcenie firmy w cyfrowego nomada to wyzwanie osiągalne dla niemal każdego podmiotu. Bez względu na jego wielkość czy bogactwo. Nowoczesne technologie i dostawcy rozwiązań IT korzystają z narzędzi, które sprawiają, że cyfryzacja jest cenowo osiągalna dla małych graczy, a pod kątem skomplikowania nawet dla największych, najbardziej skostniałych.
— Potrzeba oderwania człowieka od fizycznego miejsca pracy, silnie zarysowana w trakcie okresu pandemii COVID-19 całkowicie zmieniła sposób, w jaki myślimy o pracy biurowej. To, co kilka lat temu było rzadkością, obecnie stało się standardem. W związku z tym w krótkim czasie pojawił się ogromny popyt na technologię umożliwiającą zdalną pracę i zdalne zarządzanie danymi oraz procesami. Rozwiązania te musiały być łatwo i szybko tworzone, z zachowaniem ich intuicyjności w użytkowaniu, dostępności niezależnie od urządzenia, a także rozsądnej ceny. Na to wyzwanie znalazł się sposób. Wykorzystanie technologii LowCode/NoCode do tworzenia aplikacji webowych, z której obecnie korzystamy również my – mówi Dominik Dubrowski, CEO FlowDog.
Digitalizacja dokumentów – trendy
Mając już świadomość, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie jest osiągalne dla każdego i w zasadzie czeka każdego, warto poznać trendy w tej dziedzinie. Prędzej czy później będzie musiała się im ulec każda organizacja.
Skalowalne zarządzanie dokumentami w chmurze
Nowoczesne technologie umożliwiają nam skalowalne i inteligentne zarządzanie dokumentami w chmurze. Tego rodzaju systemy, znane jako DMS (Document Management Systems), oferują szereg zalet, które przekładają się na poprawę wydajności procesów księgowych i innych kluczowych operacji biznesowych. Jednym z najważniejszych atutów systemów DMS jest ich skalowalność. Dzięki temu firmy mogą dostosować system do swoich indywidualnych potrzeb, niezależnie od wielkości działalności. To oznacza, że zarówno małe start-upy, jak i duże korporacje, mogą skorzystać z tych rozwiązań, dostosowując je do swojego tempa wzrostu i zmieniających się wymagań.
Dostęp mobilny i optymalizacja
Dostęp mobilny do dokumentów staje się coraz popularniejszy – szczególnie wśród pracowników nowych pokoleń. Dzięki temu mogą oni szybko i łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. To nie tylko zwiększa efektywność, ale także ułatwia współpracę między zespołami.
Dlatego dziś systemy DMS muszą mieć nie tylko wersje desktopową i mobilną. Niezwykle istotne jest to, aby wydanie na telefon czy tablet, działało równie płynnie i intuicyjnie, jak to na komputer. Dlatego oprogramowanie na miarę XXI wieku powinno automatycznie dostosowywać się do różnych rozmiarów ekranów i urządzeń, działać w wielu popularnych przeglądarkach internetowych, nie psując kodu HTML czy generować spójny kod HTML, pomimo różnych sposobów, w jakie użytkownicy wpisują i formatują tekst w edytorze.
Mądra automatyzacja
Zautomatyzowane systemy zarządzania dokumentami to kolejny krok w ewolucji BPA. Algorytmy umożliwiają automatyzowanie i standaryzację powtarzalnych zadań. Odnotowują ludzkie monotonne prace, uczą się ich, a z czasem wykonują je za człowieka. W ten sposób uwalnia się kreatywny i czasowy potencjał personelu, mogąc mu zlecić ciekawsze i ważniejsze zadania.
Sztuczna inteligencja
Temat na ustach wszystkich od wielu miesięcy, czyli AI. Zastosowanie sztucznej inteligencji oraz uczenia maszynowego (ML) w zarządzaniu dokumentami umożliwia przetwarzanie języka naturalnego i automatyczne indeksowanie. W związku z tym można wytrenować system w zakresie obsługi nieustrukturyzowanych danych. Następnie system przegląda dane, wyciąga metadane i je klasyfikuje – a wszystko to bez pomocy człowieka.
Dla przykładu moduł sztucznej inteligencji we FlowDog’u umożliwia ustawienie automatycznie reakcji na poszczególne działania wykonywane w systemie i rozmaite ścieżki procesów w zależności od potrzeb klientów.
Digitalizacja dokumentów jako konkurencyjna przewaga
W dobie szybkiego rozwoju technologii digitalizacja dokumentów staje się nie tylko koniecznością, ale również potężnym narzędziem do zdobywania przewagi konkurencyjnej. Dzieje się to za sprawą:
- Zwiększenia efektywności, dzięki temu, że pracownicy mogą skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast tracić czas na szukanie potrzebnych dokumentów.
- Poprawy jakości obsługi klienta, gdyż firmy mogą zapewnić swoim klientom szybszy i bardziej efektywny dostęp do potrzebnych informacji.
- Redukcji kosztów, ponieważ przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej pozwala na minimalizację druku i zużycia papieru, a także eliminację stacjonarnego archiwum.
- Zwiększenia bezpieczeństwa, dzięki specjalnym i silnym zaporom, ochroną przed nieautoryzowanym dostępem i zabezpieczeniem przed utratą danych, dzięki kopiom zapasowym.
Digitalizacja dokumentów z sukcesem w praktyce – case study
W dobrym artykule nie może zabraknąć dobrego case study. FlowDog w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów współpracuje z sektorami przemysłu, produkcji, logistyki, transportu, administracji, facility managment, energetyki i wieloma innymi. Jeden z naszych klientów z branży usługowo-logistycznej oferował szerokie usługi, obsługiwał duże zlecenia i zarządzał wieloma pracownikami, w tym terenowymi (kierowcami) z poziomu jedynie arkusza kalkulacyjnego.
Widząc współczesny postęp cyfrowy, należało tylko odliczać czas, aż dezinformacja i chaos sięgną tego stopnia, że w końcu trzeba będzie stać się prawdziwym cyfrowym nomadą. Oczywiście cały proces należało przeprowadzić z firmą, która się na tym zna – padło na FlowDog. Na początku zweryfikowaliśmy wyzwania i trudności, wśród których wyróżniliśmy:
- Baza excel nie zawsze była odpowiednio aktualizowana, przez co dochodziło do dezinformacji na temat aktualnego miejsca, w którym znajdował się dany kontener, lub w jakim był stanie.
- Brak dokładnych informacji o wykonywaniu pracy przez kierowców. Nie wiadomo, czy kontener został rzeczywiście odebrany, wymieniony lub dostarczony.
- Często powstawały pomyłki w bazie wynikające z błędów pracowników, którym zdarzało się wpisać złe informacje.
- Grafik dotyczący wypożyczenia i odbiorów nie był przejrzysty, a ręczne planowanie i zapisywanie terminów coraz bardziej czasochłonne, co powodowało wiele pomyłek.
- Brak historii klienta w jednym miejscu.
Po etapie analizy zostały określone wszystkie potrzeby firmy, a FlowDog dostarczył moduły, które zautomatyzowały:
- Bazę informacji o kontrahentach, zamówieniach i dostępnym sprzęcie
- Zlecanie transportów i kontrolę wykonania zadań przez kierowców
- Bazę klientów z informacjami o dotychczasowych wypożyczanych kontenerach, formach i terminach płatności
- Moduł faktur (wszystko w jednym systemie)
Ta firma to tylko jeden z przykładów, jak można skorzystać na dobrej implementacji digitalizacji dokumentów w przedsiębiorstwie. Przedsiębiorstwo produkcyjne może wykorzystać tego typu narzędzia do śledzenia dostaw i materiałów. Dzięki temu może poprawić wydajność produkcji i zmniejszyć koszty. Z kolei organizacja typowo usługowa może wykorzystać DMS do automatyzacji procesów obsługi klienta. Pomogą one poprawić jakość obsługi i zwiększyć satysfakcję klientów. W biznesach typowo handlowych elektroniczny obieg dokumentów z powodzeniem można zastosować w prowadzeniu sprzedaży internetowej. Możliwości jest naprawdę wiele.
Artykuł powstał we współpracy z partnerem
![panel dyskusyjne, ESG](https://images.iberion.media/images/origin/Projekt_bez_nazwy_2024_07_22_T181604_609_e47a2dc7ce.png)
![UE](https://images.iberion.media/images/origin/Santeri_Viinamaeki_Steven_Lek_Wikimedia_d9a7512cf4.jpg)
![sklep](https://images.iberion.media/images/origin/Projekt_bez_nazwy_2024_07_23_T151517_901_954e1fc0d9.png)
![kontrola](https://images.iberion.media/images/origin/EN_01620116_0005_6a21a8e395.jpg)
![dom, tabliczka z numerem](https://images.iberion.media/images/origin/dom_tabliczka_z_numerem_a6b4a6c37a.jpg)
![haker](https://images.iberion.media/images/origin/pexels_mikhail_nilov_6964348_1_b4310ba88d_edf66c3003_d0f8437579.jpg)
![Dług sądowy](https://images.iberion.media/images/origin/Dlug_sadowy_30a18bd2f9.jpg)
![ZUS, pieniądze](https://images.iberion.media/images/origin/Projekt_bez_nazwy_2024_07_25_T152923_309_32f3b6727e.png)
![Walizka pieniędzy](https://images.iberion.media/images/origin/Walizka_pieniedzy_36b6b2b133.png)
![Listwa kontaktowa](https://images.iberion.media/images/origin/Listwa_kontaktowa_5435dd0e29.png)
![Biedronka](https://images.iberion.media/images/origin/Projekt_bez_nazwy_2024_07_23_T193910_998_73fafbc76d.png)
![pracownik](https://images.iberion.media/images/origin/collab_media_V_Gj_Qg_LN_4_B78_unsplash_4a9126a910.jpg)
![Joe Biden](https://images.iberion.media/images/origin/biden_d4f5d45354.jpg)
![ojciec z dzieckiem](https://images.iberion.media/images/origin/steven_van_loy_o_Uh_Sla4_L_98_unsplash_5f24c05bff.jpg)
![emeryci](https://images.iberion.media/images/origin/emeryci_e44dd232ff.jpg)
![Pieniądze z ZUS](https://images.iberion.media/images/origin/Pieniadze_z_ZUS_77afa290cf.png)
![Pieniądze](https://images.iberion.media/images/origin/Pieniadze_e293506da9.png)
![PKP Cargo](https://images.iberion.media/images/origin/pkp_cargo_fot_Adam_Burakowski_EN_wojtek_radwanski_en_bba55ef7c2.png)
![Andrzej Domański](https://images.iberion.media/images/origin/Andrzej_Domanski_fot_Pawel_Wodzynski_EN_3b612a9c97.jpg)
![None](https://images.iberion.media/images/origin/woda_Pxhere_43963b3cc5.png)
![pies, kot](https://images.iberion.media/images/origin/pies_kot_5e8343b2d8.jpg)
![seniorzy, ZUS, pieniądze](https://images.iberion.media/images/origin/seniorzy_ZUS_pieniadze_0fa0e74a9d.jpg)
![ZUS, pieniądze](https://images.iberion.media/images/origin/ZUS_pieniadze_1_6b6d74bd71.jpg)
![sklep](https://images.iberion.media/images/origin/sklep_b3b7f70f50.jpg)
![Występ Lady Gagi na Igrzyskach Olimpijskich](https://images.iberion.media/images/origin/Wystep_Lady_Gagi_na_Igrzyskach_Olimpijskich_c57c60b176.png)
![Rak szyjki macicy, rak](https://images.iberion.media/images/origin/Co_roku_z_powodu_tego_raka_umiera_1600_Polek_9631c7e88a.jpg)
![Bożena Dykiel, Mieczysław Hryniewicz](https://images.iberion.media/images/origin/Bozena_Dykiel_Mieczyslaw_Hryniewicz_f9de23f40d.jpg)
![Był sobie kot](https://images.iberion.media/images/origin/Byl_sobie_kot_d3edad37dc.jpg)
![Materiały promocyjne](https://images.iberion.media/images/origin/Kobieta_w_ogrodzie_a42c929a56.png)
![Kot i Pies](https://images.iberion.media/images/origin/Projekt_bez_nazwy_1_40e6b73458.png)
![Wulkan](https://images.iberion.media/images/origin/wulkan_turysci_pl_nowe_bd7df8b62a.jpg)
![Celine Dion](https://images.iberion.media/images/origin/Kopia_WZORY_DLA_SG_2024_07_26_T233159_059_b0fccb9d4f.jpg)
![Chrome](https://images.iberion.media/images/origin/chrome_ochrona_fot_pxhere_DALL_E_897cb3f8b6.png)
![Wakacje](https://images.iberion.media/images/origin/upadek_biura_1831724a08.png)
![Celine Dion](https://images.iberion.media/images/origin/Szablony_Lelum_1200x700_88_20cfa0db40.png)
![tarcie jabłek](https://images.iberion.media/images/origin/kolacja_na_cieplo_b4401f9f16.jpg)