Praktycznie nikt o tym nie wie. Za to szef może wręczyć dyscyplinarkę zdalnym pracownikom

Polacy między wolnością a rygorem Kodeksu pracy

Współczesny rynek pracy coraz częściej promuje elastyczność, jednak definicja pracy zdalnej (wykonywanie obowiązków w pełnym lub częściowym wymiarze czasu poza siedzibą pracodawcy) jest ściśle powiązana z konkretnym miejscem wskazanym w porozumieniu z firmą. Wiele osób błędnie zakłada, że skoro ich efektywność nie spada, to fizyczna lokalizacja laptopa nie ma najmniejszego znaczenia dla organizacji.

Tymczasem polskie prawo pracy opiera się na fundamencie, jakim jest wyznaczenie miejsca świadczenia obowiązków, co ma kluczowe znaczenie nie tylko dla porządku organizacyjnego, ale przede wszystkim dla bezpieczeństwa obu stron.

Pracodawca, wyrażając zgodę na tryb home office, bierze na siebie odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, nawet jeśli nie ma bezpośredniego nadzoru nad domowym biurem zatrudnionego. Samowolna zmiana lokalizacji przez pracownika, na przykład wyjazd na „workation” bez wiedzy przełożonego, narusza podstawowe obowiązki pracownicze dotyczące dbałości o dobro zakładu pracy i przestrzegania ustalonych zasad.

W skrajnych przypadkach takie zachowanie może zostać zinterpretowane jako ciężkie naruszenie obowiązków, co otwiera drogę do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym. Ukrywanie swojej lokalizacji za pomocą technicznych sztuczek, takich jak rozmyte tła w komunikatorach czy korzystanie z serwerów VPN, tylko pogarsza sytuację w oczach sądu pracy, sugerując złą wolę i celowe wprowadzanie pracodawcy w błąd.

ZUS może zakwestionować prawo do świadczeń

Prawdziwe problemy zaczynają się jednak w momencie, gdy dochodzi do nieprzewidzianego zdarzenia, takiego jak wypadek przy pracy. Zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy, za taki uznaje się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które nastąpiło w związku z pracą.

Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi przykładowo, podczas parzenia kawy w domku nad jeziorem, a oficjalnie powinien znajdować się w mieszkaniu w Warszawie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zakwestionować prawo do świadczeń. Brak zgodności miejsca zdarzenia z miejscem wskazanym w umowie lub aneksie o pracy zdalnej to najprostsza droga do odmowy wypłaty odszkodowania czy zasiłku chorobowego w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru.

Dla pracodawcy sytuacja ta jest równie niebezpieczna, gdyż zostaje on obciążony ryzykiem prawnym za dopuszczenie do pracy w miejscu, którego nie zweryfikował pod kątem BHP. Co więcej, w przypadku wyjazdów zagranicznych, pojawia się kwestia rezydencji podatkowej i odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne w kraju, w którym faktycznie przebywa pracownik.

Jeśli zatrudniony spędzi poza Polską więcej niż 183 dni w roku, może zostać uznany za rezydenta podatkowego innego państwa, co rodzi gigantyczne komplikacje administracyjne i finansowe dla działów kadr i płac. Urząd Skarbowy ma coraz skuteczniejsze narzędzia do weryfikacji takich nadużyć, a konsekwencje niedopełnienia obowiązków płatnika spadają w pierwszej kolejności na firmę, która z kolei może dochodzić roszczeń od nielojalnego pracownika na drodze cywilnej.

Ryzyko zwolnienia dyscyplinarnego

Zjawisko tzw. cichej pracy zdalnej staje się poważnym wyzwaniem dla kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu. Choć wielu pracowników uważa, że kontrola miejsca pobytu to relikt przeszłości i zbędna biurokracja, to właśnie te formalności chronią ich przed konsekwencjami prawnymi. Pracodawcy mają prawo, a wręcz obowiązek wiedzieć, gdzie przebywają ich podwładni w godzinach pracy.

Warto pamiętać, że każda próba oszustwa, nawet motywowana chęcią poprawy dobrostanu psychicznego poprzez pracę w ładniejszym otoczeniu, niesie ze sobą ryzyko natychmiastowego zwolnienia.

Warto pamiętać, że informatycy widzą znacznie więcej, niż się wydaje. W 2026 roku firmy położą jeszcze większy nacisk na cyberbezpieczeństwo, przez wejście dyrektywy NIS2. Z tego względu działy bezpieczeństwa IT będą jeszcze dokładniej monitorować logowania do pracy pod kątem anomalii i lokalizacji.

Coraz więcej korporacji wprowadza oficjalne polityki „workation”, pozwalając na pracę z dowolnego miejsca przez określoną liczbę dni w roku, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia i weryfikacji aspektów prawnych. Takie podejście pozwala cieszyć się kawą na tarasie bez strachu, że praca poza domem zakończy naszą przygodę z obecnym pracodawcą.