nota obciążeniowa
Pixabay.com
Autor Tomasz Majta - 29 Listopada 2020

Nota obciążeniowa. Czym jest? Po co się ją wystawia?

Czym jest nota obciążeniowa? Kiedy i po co należy ją wystawić? Nota obciążeniowa to dokument występujący o wiele rzadziej w obrocie gospodarczym niż dużo popularniejsza faktura. Nota obciążeniowa bywa kłopotliwa, a przedsiębiorcy niejednokrotnie maja wątpliwości co do sposobu jej ewidencji. Czym tak właściwie jest nota obciążeniowa? Czy ma jakieś zastosowanie w windykacji należności?

Nota obciążeniowa. Czym jest nota obciążeniowa? Podstawy

Zazwyczaj gdy wspominamy o nocie obciążeniowej, tak naprawdę mamy na myśli notę księgową. To zazwyczaj jednostronicowy prosty dokument sporządzany w przedsiębiorstwie. Co ważne, nota obciążeniowa wystawiana jest w zupełnie innych okolicznościach niż dobrze wszystkim znana faktura VAT. Nota obciążeniowa dokumentuje koszty lub przychody, które nie zostały objęte podatkiem VAT. Mówiąc inaczej, nota zawiera wyszczególnienie operacji w przedsiębiorstwie, których nie można udokumentować za pomocą faktury VAT.

Nota obciążeniowa. Z jakiego powodu można ją wystawić?

Jest kilka powodów, z których osoby prowadzące działalność gospodarczą decydują się na wystawianie not obciążeniowych. Kilka z nich dotyczą swoistej rekompensaty za niedotrzymania warunków umowy, inne poruszają zagadnienia związane z szerokorozumianymi należnościami. Noty księgowe wystawiane są w następujących sytuacjach:

  • naliczenie kary umownej z tytułu nieterminowej płatności;
  • naliczenie odsetek za zwłokę w realizacji płatności;
  • korekta pomyłek, które wystąpiły w poprzednich wystawionych dokumentach ewidencyjnych;
  • w sytuacji przeniesienia na nabywcę kosztów, których nie obejmuje podatek VAT;
  • dokumentacji w sprawie roszczeń związanych z wypłatą należnego odszkodowania przez towarzystwa ubezpieczeniowe.

Nota obciążeniowa. Jakie elementy musi zawierać i jak ją wystawić?

Sporządzenie dokumentu, jakim jest nota obciążeniowa, nie stanowi wielce skomplikowanej procedury. Przedsiębiorca bez problemu może sporządzić ją we własnym zakresie. W sytuacji sporządzania dokumentu należy kierować się przepisami odpowiednimi dla tego zagadnienia, które reguluje ustawa o rachunkowości. W myśl zapisów powyższej ustawy, nota księgowa musi obligatoryjnie zawierać:

  • określenie charakteru dowodu oraz jego numer identyfikacyjnego;
  • określenie stron, pomiędzy którymi zaszła transakcja o charakterze gospodarczym;
  • określenie operacji oraz jej wartości, jeśli jest to możliwe wyrażone w jednostkach naturalnych;
  • datę operacji gospodarczej, a w sytuacji gdy dowód został sporządzony z inną datą, również datę przygotowania tego dokumentu;
  • podpis osoby wystawiającej oraz osoby której wydano czy otrzymano składniki majątkowe aktywów;
  • sprawdzenie i klasyfikacja dowodu do ujęcia w ewidencji jednostki poprzez wskazanie sposoby księgowania dowodu w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa, podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencje również jest wymagany.

Wartym odnotowania jest fakt, że w przypadku gdy nota obciążeniowa wystawiona została na inną walutę niż krajowa, powinna również wyszczególnić kwotę już przeliczoną na polskie złote, dokonując przeliczenia waluty należy przyjąć kurs z dnia, w którym sporządzenie noty obciążeniowej miało miejsce.

Nota obciążeniowa. Po co jest wystawiana dłużnikowi? Szczegóły

Noty obciążeniowe znajdują zastosowanie w obciążaniu dłużnika odsetkami z tytułu opóźnień w realizacji płatności lub w związku z karą umowną przewidzianą w zawartej wcześniej umowie. Przedsiębiorca w prosty sposób może wystawić notę obciążeniową, gdy żąda odsetek z tytułu opóźnienia w realizacji płatności. Wystawienie noty obciążeniowej jest również przewidziane, gdy kontrahent wykonał swoje zobowiązanie w sposób nienależyty, a w umowie była zawarta kara umowna o określonej wysokości. Wierzyciel posiada prawo do wystawienia noty obciążeniowej bez względu na to czy opóźnienie wynika z winy zobowiązanego, czy też z innych okoliczności. Nieistotnym jest również czy wierzyciel poniósł z tego tytułu jakakolwiek stratę.

Nota obciążeniowa a podatkowa księgą przychodów i rozchodów

Nota księgowa może wydawać się pozornie ciężkim terminem do rozstrzygnięcia w sytuacji, gdy mamy do czynienia z podatkową księgą przychodów i rozchodów. Aby wykonywać wszelkie czynności związane z ewidencją w sposób prawidłowy, należy działać w myśl litery prawa. Zgodnie z treścią paragrafu 11, ust. 3 rozporządzania o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, podstawą do zapisu w księdze jest dowód ewidencyjny. Ów dowód ewidencyjny należy rozumieć także jako „inne dowody, wymienione w paragrafie 12 oraz 13, stwierdzające fakt dokonywania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem”. Oznacza to, że nota obciążeniowa powinna zostać uznana za inne dowody księgowe. Tym samym nota obciążeniowa może stanowić podstawę w zapisach księgowych podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News