Nie wystawisz faktury po staremu. 1 lutego 2026 r. nadchodzi wielkie przemeblowanie

Faktura codziennością wielu Polaków

Faktura w polskiej rzeczywistości gospodarczej to dokument o niemal mitycznym statusie, służący nie tylko do potwierdzania transakcji, ale będący też podstawowym orężem w walce fiskusa z nieuczciwymi podatnikami. Przez dekady obieg tych dokumentów ewoluował od ręcznie wypisywanych druczków, przez wydruki z programów księgowych, aż po pliki PDF przesyłane drogą mailową, które obecnie dominują w relacjach biznesowych. Polska, podążając śladem takich krajów jak Włochy, decyduje się jednak na krok znacznie bardziej radykalny, czyli pełną centralizację i standaryzację procesu fakturowania.

Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to scentralizowany system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, do którego trafiać ma każda faktura wystawiona przez podatników VAT. Zamiast wysyłać dokument kontrahentowi, firma wyśle go do systemu ministerstwa, a odbiorca pobierze go z tego samego miejsca.

Dla organów skarbowych to narzędzie pozwalające na wyłapywanie karuzel vatowskich w czasie rzeczywistym, zamiast po kilku latach podczas żmudnych kontroli. Z perspektywy makroekonomicznej uszczelnienie systemu podatkowego jest zjawiskiem pozytywnym, mogącym przynieść budżetowi państwa miliardy złotych, które dotychczas wyciekały do szarej strefy. Jednak wprowadzenie tak potężnego narzędzia informatycznego wiąże się z koniecznością przebudowania procesów biznesowych w niemal każdej firmie nad Wisłą. 

Faktura po wejściu do systemu staje się nienaruszalnym śladem transakcji. Choć początkowo system miał być obligatoryjny znacznie wcześniej, liczne błędy techniczne i obawy o wydajność serwerów zmusiły resort finansów do przesunięcia terminu obowiązkowego wdrożenia na 2026 rok, co daje przedsiębiorcom i obywatelom czas na oswojenie się z nową rzeczywistością.

Nowy system wprowadza rewolucję

Wdrażanie KSeF to proces, który od początku budzi ogromne kontrowersje, co doskonale widać po reakcjach środowisk księgowych i doradców podatkowych. Pierwotne założenia zderzyły się z rzeczywistością technologiczną, co poskutkowało audytem i koniecznością przebudowy architektury systemu. Problemem jest m.in. skala przedsięwzięcia, mówimy o miliardach dokumentów rocznie, które muszą być przetworzone płynnie i bezawaryjnie. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność inwestycji w nowe oprogramowanie i zmianę nawyków, a błędy w procedurach mogą skutkować karami administracyjnymi.

Kluczowym pytaniem konsumentów jest to, jak głęboko system ingeruje w prywatność. Należy wyraźnie rozróżnić dwie sfery: obrót profesjonalny (B2B) oraz sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany przede wszystkim jako narzędzie do kontroli relacji między firmami. 

Zgodnie z zapowiedziami i nowelizacjami przepisów, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zostały wyłączone z obowiązku przesyłania do KSeF. Zakup nowej pralki czy wizyta u dentysty nie muszą być natychmiast raportowane do centralnej bazy w formie ustrukturyzowanej faktury, chyba że konsument wyraźnie zażyczy sobie faktury, a sprzedawca dobrowolnie zdecyduje się na taki model. Procedury wdrożeniowe zakładają etapowość, najpierw, od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmie duże firmy, a dopiero później małe i średnie przedsiębiorstwa.

Zobacz też: Cichy przełom na rynku pracy. W Polsce przybywa pracowników z drugiego końca świata

Tak KSeF może wpłynąć na przeciętnego Polaka

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nie będzie zmianą, która dotknie wyłącznie przedsiębiorców i księgowych. Choć system kojarzony jest głównie z obiegiem dokumentów w biznesie, w praktyce bardzo szybko stanie się elementem codzienności zwykłych Polek i Polaków, także tych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej.

Jak wskazują eksperci, KSeF stopniowo przestanie być "opcją”, a stanie się standardem. Już od lutego największe podmioty, takie jak dostawcy energii, operatorzy telekomunikacyjni czy duże sieci usługowe, będą obowiązkowo wystawiać faktury wyłącznie w systemie. Od kwietnia dołączą do nich mali i średni przedsiębiorcy.

KSeF zacznie się też pojawiać w zwykłych usługach, z których korzystają ludzie: najem nieruchomości, prywatna opieka medyczna, rehabilitacja, edukacja, różnego rodzaju usługi wystawiane "na firmę" - wymienia Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFakt w rozmowie z Businnes Insider.

Zmiana ta będzie odczuwalna w bardzo konkretnych, życiowych sytuacjach. Kupno samochodu i jego rejestracja w urzędzie, skorzystanie z ulgi termomodernizacyjnej przy docieplaniu domu czy rozliczenie leasingu - wszystkie te czynności wymagają przedstawienia faktury. Jeśli dokument zostanie wystawiony w KSeF, obywatel nie przyniesie już do urzędu "oryginału” w tradycyjnym sensie, lecz jego wizualizację, opatrzoną specjalnym kodem QR zawierającym numer faktury w systemie. To właśnie ten kod stanie się potwierdzeniem autentyczności dokumentu.

Podobnie przy większych zakupach konsumenckich, choć paragon nadal pozostanie podstawowym dokumentem, wielu klientów przy zakupie drogiego sprzętu poprosi o fakturę, która może już nie mieć postaci papierowej ani PDF-a. Najwięcej praktycznych trudności może pojawić się w przypadku wydatków pracowniczych.

Istotne wyzwanie dotyczy również wydatków pracowniczych/służbowych. Jeśli pracownik dokona wydatku i weźmie fakturę na firmę to przy ladzie recepcyjnej hotelu może nie otrzymać żadnego dokumentu - faktura będzie w KSeF, a to oznacza, że pracownik nie będzie miał, jak udokumentować takiego wydatku - tłumaczy "Businnes Insider" Łukasz Krasowski, doradca podatkowy i radca prawny z Kancelarii LTCA.