Koszmar firm po wprowadzeniu KSeF. Walczą z jednym problemem

Czym jest KSeF i dlaczego zmienił zasady fakturowania?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokument uznawany jest za wystawiony dopiero w chwili nadania mu numeru KSeF, co oznacza fundamentalną zmianę względem dotychczasowego modelu, w którym liczył się moment wygenerowania lub wysłania faktury do kontrahenta. Ta zmiana miała uporządkować obrót dokumentami, uszczelnić system podatkowy i zautomatyzować rozliczenia, ale w praktyce wymusiła przebudowę procesów księgowych i systemów ERP w tysiącach firm.

Problem polega na tym, że KSeF nie działa wyłącznie jako cyfrowy „kanał wysyłki”, lecz ingeruje w moment powstania obowiązków podatkowych, rozliczenia VAT i księgowanie kosztów po stronie odbiorcy. Gdy faktura trafia do systemu z opóźnieniem, zmienia się data uznania jej za wystawioną. To może wpływać na moment płatności, termin odliczenia podatku i relacje z kontrahentami. Dodatkowo część przedsiębiorców wciąż funkcjonuje równolegle w dwóch obiegach — w KSeF i poza nim — co prowadzi do dublowania dokumentów oraz chaosu operacyjnego. To właśnie na styku nowych regulacji i nieprzystosowanych procesów zaczęły pojawiać się problemy, które dziś przekładają się na realne opóźnienia w przelewach.

Główne problemy z KSeF. Firmy wskazują konkrety

Jednym z najpoważniejszych problemów jest gwałtowny wzrost liczby faktur korygujących. Ponieważ w systemie nie można swobodnie edytować dokumentu po wystawieniu, nawet drobny błąd oznacza konieczność wystawienia korekty. To wydłuża proces akceptacji dokumentów, komplikuje księgowanie i nierzadko blokuje płatność do czasu wyjaśnienia rozbieżności. W praktyce faktura formalnie „wychodzi”, ale przelew nie jest realizowany, bo odbiorca wstrzymuje płatność do czasu uzgodnienia danych.

Firmy zgłaszają również problemy techniczne: faktury odrzucane przez system, dokumenty niewidoczne po stronie odbiorcy mimo nadanego numeru KSeF, a także błędy integracyjne między KSeF a systemami finansowo-księgowymi. Do tego dochodzą przypadki podwójnego fakturowania — gdy dokument pojawia się w KSeF i jednocześnie poza systemem — co rodzi ryzyka w rozliczeniach VAT i dodatkowo wydłuża weryfikację po stronie kontrahentów. Eksperci zwracają uwagę, że część problemów wynika nie z samego wystawiania faktur, lecz z konfiguracji dostępu, błędów XML i niedostosowania narzędzi używanych przez przedsiębiorców. W efekcie księgowi coraz częściej ręcznie monitorują obieg dokumentów, co generuje koszty i zwiększa ryzyko pomyłek.

Skąd biorą się problemy z KSeF? Eksperci wskazują źródła chaosu

Źródła problemów mają kilka poziomów. Pierwszy to konstrukcja systemu, który przeniósł ciężar odpowiedzialności za poprawność danych i integrację na przedsiębiorców. Drugi to niedostosowanie wielu firmowych systemów ERP i narzędzi księgowych, które nie radzą sobie z nowym obiegiem dokumentów. Trzeci to kwestie operacyjne — opóźnienia w wysyłce do KSeF, błędy w plikach XML, problemy z odbiorem faktur i konieczność działania równolegle w dwóch modelach fakturowania. Do tego dochodzą okresowe utrudnienia techniczne i prace serwisowe komunikowane przez Ministerstwo Finansów, które dodatkowo komplikują codzienną obsługę systemu.

Już po dwóch i pół miesiąca obowiązkowego KSeF 2.0 liczba faktur korygujących diametralnie wzrosła - przyznaje Katarzyna Rupp, doradca podatkowy i i Associate Partner BPO Senior Tax Manger PKF Polska.

Skalę problemu pokazują także dane o rosnącej liczbie korekt. Źródłem tego zjawiska mają być nie tylko błędy użytkowników, ale także sama logika systemu, która wymusza korektę tam, gdzie wcześniej możliwa była prostsza poprawa dokumentu. Eksperci podkreślają, że bez dopracowania integracji i uproszczenia procesów problem może narastać, a skutki będą coraz mocniej odczuwalne właśnie w płynności finansowej firm.