Kupujesz paliwo na firmę? Te zmiany w KSeF mogą cię drogo kosztować. Ekspert tłumaczy

Faktura po paliwo? Teoretycznie proste, w praktyce coraz bardziej nieprzewidywalne

Zakup paliwa na firmę przez lata był jedną z najbardziej rutynowych czynności w działalności gospodarczej. Wjazd na stację, tankowanie, paragon lub faktura „do ręki” i wyjazd — bez niespodzianek. 

Od 1 lutego, wraz z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur dla największych podmiotów, ten schemat zaczął się jednak kruszyć. Stacje paliw stały się jednymi z pierwszych miejsc, gdzie przedsiębiorcy w praktyce zetknęli się z nowymi zasadami. Problem w tym, że zamiast jednolitego modelu pojawiła się mozaika rozwiązań, które różnią się nie tylko między sieciami, ale czasem nawet między poszczególnymi stacjami tej samej marki. Jak zauważa Wojciech Kieszkowski, doradca podatkowy i partner w SOLVEO Advisory, 

„Najtrudniejsza do okiełznania będzie różnorodność zachowań sprzedawców paliwa”. 

To właśnie ta nieprzewidywalność sprawia, że przedsiębiorcy coraz częściej nie wiedzą, czego się spodziewać przy kasie — i jakie będą podatkowe konsekwencje zwykłego tankowania.

W sieci wrze od wpisów komentujących KSeF, jak i stanowisk poszczególnych stacji paliw:

Możesz zapłacić za paliwo i wyjechać bez dokumentu. Tak działa KSeF na stacjach

Dla wielu przedsiębiorców największym zaskoczeniem po 1 lutego jest to, że po zapłacie za paliwo mogą nie dostać żadnego dokumentu „do ręki”. Bez wydruku, bez PDF-a na mailu, bez potwierdzenia poza systemem. Faktura istnieje — ale wyłącznie w KSeF. 

„Możliwe jest, że przedsiębiorca zatankuje i zapłaci za paliwo, a od kasy odejdzie z niczym, bo faktura została wystawiona tylko do KSeF” — tłumaczy Wojciech Kieszkowski. 

Dla małych firm to dezorientujące, dla dużych organizacji wręcz ryzykowne. Faktura paliwowa trafia bowiem do wspólnej „puli” dokumentów w systemie, gdzie konkuruje o uwagę z setkami innych faktur. Bez dodatkowych procedur łatwo ją przeoczyć, opóźnić jej akceptację albo w ogóle nie powiązać z konkretnym zakupem. A to oznacza realne problemy przy rozliczeniach VAT.

Jeden błąd w NIP i VAT przepada. Najdroższy scenariusz po wejściu KSeF

Najbardziej kosztowny scenariusz po wejściu KSeF zaczyna się banalnie — od literówki lub pomyłki kasjera przy wpisywaniu NIP-u. 

„Gdy kasjer popełni błąd co do NIP-u nabywcy, faktura już się nie odnajdzie, o ile nikt nie zauważy błędu” — ostrzega ekspert. 

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca zapłacił za paliwo, ale nie może odliczyć VAT, bo faktura formalnie trafiła do innego podmiotu. Co gorsza, ten „inny” podmiot może nawet nieświadomie odliczyć podatek z faktury, która go nie dotyczy. Przy masowości sprzedaży paliwa taki błąd nie jest wyjątkiem, lecz realnym ryzykiem systemowym. To właśnie takie sytuacje — pozornie drobne, ale finansowo dotkliwe — mogą stać się jednym z głównych punktów zapalnych kontroli podatkowych w najbliższych miesiącach.

Procedury albo chaos. Co firmy muszą zmienić, żeby nie stracić na paliwie

Eksperci są zgodni: KSeF na stacjach paliw wymusza zmianę myślenia o zakupie paliwa, szczególnie w większych firmach.

 „Największym problemem praktycznym jest identyfikacja, weryfikacja i akceptacja faktury, która utknie gdzieś w stercie dokumentów w KSeF” — wskazuje Wojciech Kieszkowski w rozmowie z Biznes Info.

Rozwiązaniem nie jest liczenie na „dobrą wolę systemu”, lecz wdrożenie konkretnych procedur: kontroli NIP przy kasie, szybkiej weryfikacji faktur w KSeF, a często także przejścia na karty paliwowe, które ograniczają chaos dokumentacyjny. Bez takich zabezpieczeń zwykłe tankowanie może stać się źródłem strat, sporów i problemów przy kontroli. KSeF nie wybacza braku organizacji — szczególnie tam, gdzie transakcje są częste i pozornie „niskiego ryzyka”.

Źródła: Biznes Info, Ministerstwo Finansów – informacje o KSeF, ustawa o VAT, komunikaty Krajowej Administracji Skarbowej