Koniec z uciążliwym wymogiem w ZUS. Zmieniają się zasady składania wniosków o ważny zasiłek

Tym zajmuje się ZUS w Polsce

Zakład Ubezpieczeń Społecznych to instytucja, która w świadomości społecznej budzi skrajne emocje, jednak jej rola w stabilizowaniu bezpieczeństwa finansowego obywateli jest nie do przecenienia. To nie tylko monumentalne budynki i rzesze urzędników, ale przede wszystkim gigantyczny hub finansowy, przez który przepływają miliardy złotych miesięcznie. ZUS zarządza Funduszem Ubezpieczeń Społecznych, z którego wypłacane są nie tylko emerytury i renty, ale także cały wachlarz świadczeń krótkoterminowych, takich jak zasiłki chorobowe, macierzyńskie, świadczenia rehabilitacyjne czy zasiłki pogrzebowe. Każde z nich rządzi się swoimi prawami, a system ich przyznawania stanowi skomplikowaną siecią zależności między płatnikiem składek, ubezpieczonym a państwowym ubezpieczycielem.

Obsługa ponad 24 milionów klientów wymaga przede wszystkim nowoczesnych narzędzi informatycznych. Przez lata ZUS ewoluował z instytucji opartej na teczkach i pieczątkach w stronę nowoczesnego e-urzędu. Platforma Usług Elektronicznych (PUE), ewoluująca obecnie w system eZUS, stała się centralnym punktem kontaktu dla przedsiębiorców, a coraz częściej także dla zwykłych pracowników. Mimo postępującej automatyzacji, w wielu obszarach wciąż funkcjonuje model hybrydowy, w którym forma papierowa miesza się z cyfrową. Ta dwoistość jest obecnie największą bolączką systemu, generującą dodatkowe koszty obsługi, wydłużającą czas oczekiwania na decyzje i zwiększającą ryzyko błędów urzędniczych wynikających z konieczności ręcznego wprowadzania danych z formularzy do systemu.

Wtedy należy się kluczowy zasiłek

Jednym z najczęściej pobieranych świadczeń krótkoterminowych w Polsce jest zasiłek opiekuńczy. To finansowe koło ratunkowe dla pracowników, którzy muszą czasowo zrezygnować z wykonywania obowiązków zawodowych z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny. Świadczenie to przysługuje osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym, zarówno tym zatrudnionym na umowę o pracę, jak i przedsiębiorcom dobrowolnie opłacającym składki. Wysokość zasiłku wynosi 80 proc. podstawy wymiaru, którą zazwyczaj stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy. Jest to zatem realna rekompensata za utracony zarobek, choć nie pokrywa go w stu procentach.

Zasady przyznawania tego świadczenia są ściśle określone i uzależnione od tego, kim się opiekujemy. W przypadku chorych dzieci do lat 14, rodzicom przysługuje łącznie do 60 dni zasiłkowych w roku kalendarzowym. Jeśli opieka dotyczy dziecka z niepełnosprawnością w wieku od 14 do 18 lat, limit ten wynosi 30 dni. Natomiast w sytuacji, gdy opieki wymaga inny chory członek rodziny, na przykład małżonek, rodzic czy dziecko powyżej 14. roku życia, roczny limit wynosi zaledwie 14 dni. Co istotne, łączna liczba dni zasiłkowych na wszystkie tytuły opieki nie może przekroczyć 60 dni w roku. Są to sztywne ramy, których przekroczenie skutkuje brakiem prawa do wypłaty świadczenia, nawet jeśli lekarz wystawi zwolnienie lekarskie.

Obecnie procedura ubiegania się o te środki wymaga od ubezpieczonego pewnej aktywności. O ile samo zwolnienie lekarskie (e-ZLA) trafia do pracodawcy i ZUS automatycznie, o tyle wniosek o wypłatę zasiłku opiekuńczego, czyli druk Z-15A przy opiece nad dzieckiem lub Z-15B przy opiece nad innym członkiem rodziny, wciąż często składany jest w formie tradycyjnej. 

Pracownicy wypełniają papierowe formularze, które następnie trafiają do pracodawców lub bezpośrednio do placówek ZUS. W przypadku dużych zakładów pracy, które same są płatnikami zasiłków, obieg dokumentów jest wewnętrzny, jednak dla mniejszych firm i osób prowadzących działalność gospodarczą, papierowa droga urzędowa oznacza wydłużony czas oczekiwania na pieniądze. Każdy błąd w ręcznie wypełnionym druku, literówka w numerze PESEL czy brak podpisu, uruchamia machinę korespondencyjną, wzywającą do korekty, co potrafi opóźnić wypłatę o długie tygodnie.

Zobacz też: 4995,65 zł do odliczenia w PIT. Wielu Polaków zapomina i tylko wyrzuca pieniądze w błoto

Koniec “papierologii”. Nadchodzi rewolucja w ZUS

Sejm jednogłośnie przyjął nowelizację ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, której celem jest uproszczenie oraz pełniejsza elektronizacja procedur związanych z ubieganiem się o zasiłki. Jak podkreślano w trakcie debaty, dotychczasowe rozwiązania były oceniane jako przestarzałe i nieprzystające do realiów cyfrowej administracji. Kluczową zmianą jest zrównanie pod względem skutków prawnych dokumentów składanych elektronicznie z dokumentami opatrzonymi własnoręcznym podpisem. Oznacza to, że wnioski i załączniki przesyłane drogą elektroniczną nie będą już wymagały dosyłania papierowych oryginałów. W praktyce zakończy to sytuację, w której część dokumentów, mimo elektronicznego obiegu, musiała być przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w tradycyjnej formie.

Nowe przepisy wprowadzają także wyraźny podział zasad w zależności od tego, kto wypłaca świadczenie. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest pracodawca, ubezpieczona osoba będzie mogła złożyć wniosek zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Natomiast gdy świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), dokumenty będzie można przekazać m.in. za pośrednictwem profilu PUE ZUS lub elektronicznej skrzynki podawczej. Istotne zmiany dotyczą również dokumentacji towarzyszącej wnioskom. W ramach deregulacji zrezygnowano z obowiązku przedkładania przez rodziców odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka w sytuacji, gdy to ZUS jest płatnikiem zasiłku. Dane te będą pozyskiwane bezpośrednio z rejestru stanu cywilnego za pomocą usług sieciowych. Ujednolicona zostanie także forma załączników, a część dotychczas wymaganych dokumentów przestanie być konieczna.

Nowelizacja odpowiada na dotychczasowe problemy praktyczne, m.in. brak możliwości składania wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie skanu oraz obowiązek przekazywania części dokumentów wyłącznie w oryginale papierowym, szczególnie w przypadku tzw. dużych płatników, zgłaszających powyżej 20 ubezpieczonych. Projektodawcy argumentowali, że obecny tryb był nieefektywny i nadmiernie sformalizowany. Skala zmian jest istotna także w kontekście liczby składanych wniosków. Według danych ZUS w 2023 r. wpłynęło ponad 4,7 mln wniosków o zasiłki, z czego większość drogą elektroniczną. W 2024 r. liczba ta wzrosła do niemal 4,92 mln, przy dalszym wzroście udziału dokumentów składanych online. Nowe przepisy mają wejść w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.