Fiskus kwestionuje faktury przedsiębiorców. Ekspert ostrzega

Czego boi się fiskus?

Wchodząc do biura prawnika, spodziewasz się suchych paragrafów. Tymczasem rzeczywistość walki z fiskusem przypomina raczej stąpanie po polu minowym. Choć Ministerstwo Finansów nie opublikowało nigdy oficjalnego wykazu słów zakazanych, w kuluarach urzędów skarbowych od lat krążą pojęcia, które automatycznie zapalają „czerwone światło”. To tzw. usługi niematerialne – te, których nie można dotknąć, zważyć ani sfotografować na magazynie.

- W praktyce nie istnieje żadna oficjalna, opublikowana przez Ministerstwo Finansów ani przez Krajową Administrację Skarbową “czarna lista” nazw usług, których nie wolno stosować na fakturach – uspokaja na początku Mecenas Mateusz Ostrowski.

Szybko jednak dodaje, że to spokój pozorny. 

- Można powiedzieć, że “czarna lista” istnieje raczej w sensie praktycznym niż normatywnym. Nie jest to lista słów zakazanych, lecz lista sytuacji, które automatycznie zapalają kontrolne czerwone światło – wyjaśnia ekspert.

Na celowniku znajdują się przede wszystkim „usługi doradcze”, „marketing”, „public relations” czy enigmatyczne „wsparcie zarządzania”. Dlaczego? Bo najłatwiej je sfingować. Urzędnik, widząc fakturę na 50 000 zł z opisem „doradztwo”, czuje instynktowną nieufność.

- Problem polega na tym, że są one wyjątkowo trudne do obiektywnej weryfikacji. Nie pozostawiają fizycznego śladu w postaci towaru, listu przewozowego czy protokołu odbioru – podkreśla Mecenas Ostrowski. 

Dla urzędu brak śladu to pierwszy krok do postawienia tezy o fikcyjności transakcji.

Dlaczego „ogólność” to wyrok?

Dla przedsiębiorcy lakoniczny opis to oszczędność czasu. Dla fiskusa – dowód na to, że usługa może być „usługą na papierze”. To właśnie ten moment, w którym przedsiębiorca nieświadomie kręci na siebie bicz. Mechanizm jest prosty: jeśli nie potrafisz precyzyjnie nazwać tego, co zrobiłeś, urzędnik założy, że nie zrobiłeś nic, a faktura służy jedynie wygenerowaniu kosztu i zaniżeniu podatku.

- Ogólne nazwy usług budzą szczególne zainteresowanie organów podatkowych przede wszystkim dlatego, że odnoszą się do tzw. usług niematerialnych, czyli takich, których nie da się w prosty sposób zweryfikować w sposób obiektywny – tłumaczy Mateusz Ostrowski. 

Fiskus doskonale zna schematy, w których faktury krążą między podmiotami powiązanymi, a realna praca nigdy nie została wykonana.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy faktury wystawiane są cyklicznie na te same, okrągłe kwoty.

- Taki opis nie odpowiada na podstawowe pytania: czego dotyczyło doradztwo, jakiego obszaru działalności, za jaki okres, jaki był zakres prac oraz na czym faktycznie polegało świadczenie – punktuje prawnik. 

W oczach kontrolera „usługa prawdziwa, ale nie do udowodnienia” niczym nie różni się od oszustwa. Brak dowodów w postaci raportów, e-maili czy notatek sprawia, że przedsiębiorca staje się bezbronny wobec oskarżeń o optymalizację podatkową. 

- Samo hasło "usługa doradcza" spełnia co najwyżej minimalny wymóg formalny, ale bardzo często nie spełnia swojej funkcji dowodowej – dodaje ekspert.

Stawka jest wyższa, niż myślisz

Kiedy urząd zakwestionuje fakturę, emocje sięgają zenitu. To już nie jest tylko kwestia „dogadania się”. W grę wchodzą setki tysięcy złotych utraconych odliczeń VAT i kosztów uzyskania przychodów, a w najgorszym scenariuszu – spotkanie z prokuratorem. Granica między błędem w dokumentacji a przestępstwem skarbowym jest niezwykle cienka i zależy od interpretacji „dobrej wiary” podatnika.

- Najczęściej spotykanym wariantem jest tzw. spór dowodowy. Ma on miejsce wtedy, gdy organ podatkowy uznaje, że podatnik nie wykazał w wystarczający sposób wykonania usługi – wyjaśnia Mecenas Ostrowski.

Wtedy kończy się na bolesnych odsetkach i dopłatach. Jednak gdy urzędnik poczuje krew i uzna, że faktura jest „pusta” – czyli nie dokumentuje żadnego realnego zdarzenia – sytuacja staje się dramatyczna.

Znacznie poważniejsze konsekwencje pojawiają się w sytuacji, gdy organ dojdzie do wniosku, że faktura w ogóle nie odzwierciedla rzeczywistości. W takim wariancie otwiera się droga do odpowiedzialności karnoskarbowej zarówno po stronie wystawcy faktury, jak i po stronie nabywcy – ostrzega prawnik. 

Ryzyko nie kończy się na firmie, dotyka osobiście zarządu i właścicieli. Mecenas Mateusz Ostrowski wskazuje, że punkt zwrotny następuje w momencie, gdy urzędnicy przestają traktować braki jako zwykłe niedopatrzenia w papierach. Jeśli kontrolerzy nabiorą przekonania, że przedsiębiorca nie tyle był niestaranny, co celowo fabrykował dowody, by oszukać system, sprawa podatkowa natychmiast zmienia się w dochodzenie karne.

Można to ująć jeszcze krócej: dopóki fiskus widzi w Twoich działaniach bałagan, masz problem finansowy, gdy zaczyna widzieć w nich świadome kłamstwo, masz problem karny.

Złoty standard: Jak spać spokojnie?

Czy istnieje sposób, by wyjść z tego obronną ręką? Mecenas Ostrowski wskazuje na „złoty standard”, który powinien stać się Biblią każdego biura księgowego i działu sprzedaży. Nie chodzi o pisanie elaboratów, ale o taką identyfikowalność usługi, która nie pozostawi cienia wątpliwości nawet po pięciu latach od jej wykonania. Mecenas sugeruje, że bezpieczna faktura musi być konkretna, ale niekoniecznie długa; powinna zawierać tylko niezbędne szczegóły, które jednak w sposób niepodważalny identyfikują wykonaną pracę.

Zamiast „Marketing – 10 000 zł”, wpiszmy: „Przygotowanie strategii kampanii Google Ads dla produktu X, analiza konwersji za wrzesień 2025 r. zgodnie z umową nr 1/2025”. Taki opis zamyka usta urzędnikom już na starcie. Prawnik dodaje:

- Opis powinien umożliwiać powiązanie dokumentu księgowego z rzeczywistym zdarzeniem gospodarczym, a nie jedynie z abstrakcyjną kategorią czynności.

Pamiętajmy jednak, że nawet najpiękniejsza faktura może nie wystarczyć, jeśli w szafie nie mamy „dowodów życia” danej usługi.

- W efekcie można stwierdzić, że poprawnie opisana faktura jest ważnym elementem dokumentacji podatkowej, ale przy usługach niematerialnych bardzo często nie jest ona wystarczająca sama w sobie – podkreśla Mecenas. 

Ślady e-maili, prezentacje, a nawet notatki z Teamsa mogą być warte więcej niż złoto podczas konfrontacji z organem skarbowym.

- Kluczowe znaczenie ma możliwość pokazania, że za opisem na fakturze kryły się konkretne działania i rzeczywista praca – dodaje na koniec Mateusz Ostrowski.

W dzisiejszym świecie podatkowym, precyzja to nie luksus – to polisa ubezpieczeniowa. Czy Twoje faktury chronią Twoją firmę, czy wręcz przeciwnie?

Źródło: BiznesInfo