Nie zapomnij wypełnić formularza IWA. Musi dotrzeć do ZUS najpóźniej 2 lutego

Formalność, która nie zawsze trafia na listę priorytetów

Na przełomie stycznia i lutego uwaga wielu przedsiębiorców skupia się na bieżących rozliczeniach, planach na nowy rok i podsumowaniach poprzednich miesięcy. W tym natłoku spraw łatwo przeoczyć dokument, który nie generuje natychmiastowych konsekwencji, a jednak ma realny wpływ na przyszłe obciążenia firmy. Obowiązki wobec ZUS często postrzegane są jako rutynowe, a niektóre formularze traktowane są jak czysta formalność.

To właśnie w tym momencie pojawia się ryzyko  -brak jednego dokumentu nie powoduje od razu wezwania ani kary, ale może zadziałać z opóźnieniem. Dla części płatników składek to temat powracający co roku, dla innych - obowiązek, o którym dowiadują się dopiero wtedy, gdy jest już za późno. 

Nie bez znaczenia jest też fakt, że ubezpieczenie wypadkowe pozostaje w cieniu innych składek. Nie budzi emocji, nie wiąże się z bezpośrednimi wypłatami ani ulgami. A jednak to właśnie ono potrafi zaskoczyć przedsiębiorców, zwłaszcza gdy jego wysokość nagle się zmienia. Co decyduje o tym, ile firma zapłaci i kto faktycznie powinien zachować szczególną czujność?

Dane, które wpływają na przyszłe koszty

Choć może się wydawać, że dokumenty składane na początku roku dotyczą wyłącznie przeszłości, w praktyce ich znaczenie sięga znacznie dalej. Informacje przekazywane do ZUS są analizowane, porównywane i wykorzystywane w kolejnych okresach rozliczeniowych. Ryzyko zawodowe, warunki pracy i liczba zatrudnionych osób to elementy, które nie znikają wraz z końcem roku kalendarzowego.

Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: dane zebrane dziś mogą wpłynąć na koszty prowadzenia działalności w przyszłości. Nie chodzi jednak o pojedyncze zdarzenia, lecz o całościowy obraz firmy, jaki wyłania się z dokumentów. To właśnie dlatego tak duże znaczenie ma kompletność i terminowość przekazywanych informacji. Braki lub błędy mogą zostać zauważone dopiero po czasie, kiedy korekta nie będzie już możliwa.

Warto też pamiętać, że nie wszyscy płatnicy są traktowani identycznie. System różnicuje przedsiębiorców w zależności od skali działalności i historii rozliczeń. Dla jednych oznacza to uproszczone procedury, dla innych – konieczność samodzielnego pilnowania terminów i zasad. Gdzie przebiega granica i kto dokładnie musi podjąć dodatkowe działania jeszcze w styczniu?

ZUS IWA, termin do 2 lutego i konkretne konsekwencje

Kluczowym dokumentem, o którym mowa, jest formularz ZUS IWA. Zwykle formularz należy złożyć do końca stycznia. W tym roku termin został przesunięty, ponieważ 31 stycznia przypada w sobotę. Nowym ostatecznym terminem jest więc pierwszy dzień roboczy - 2 lutego 2026 roku. 

Jak wyjaśnia ZUS, obowiązek dotyczy pracodawców, którzy przez cały poprzedni rok oraz co najmniej jeden dzień w styczniu bieżącego roku byli zgłoszeni jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe, a także zgłaszali w ubiegłym roku co najmniej 10 osób i figurowali w rejestrze REGON na 31 grudnia.

Formularz dotyczy danych za 2025 rok i jest potrzebny do oceny poziomy zagrożeń dla zdrowia i życia pracowników oraz ustalenia indywidualnej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, które przedsiębiorca będzie opłacał od kwietnia 2026 r. do marca 2027 r. Składka ta jest w całości finansowana przez pracodawcę, a jej wysokość zależy m.in. od liczby wypadków przy pracy oraz czynników szkodliwych występujących w środowisku pracy.

Na podstawie zawartych w nim danych ZUS oceni poziom zagrożeń dla bezpieczeństwa i zdrowia pracowników oraz ustali wysokość składki wypadkowej – informuje Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego.

W formularzu ZUS IWA należy wskazać m.in. rodzaj prowadzonej działalności, liczbę wypadków przy pracy zgłoszonych w 2025 roku oraz liczbę osób pracujących w warunkach zagrożenia. Im więcej takich zdarzeń i czynników, tym wyższa składka na ubezpieczenie wypadkowe.

Nie wszyscy jednak muszą składać ten dokument. Płatników, którzy przekazali ZUS IWA za trzy ostatnie lata, w ustaleniu wysokości składki wyręcza sam ZUS. Do 20 kwietnia otrzymają oni informację o wyliczonej stopie procentowej składki na swoim profilu w eZUS. Pozostali przedsiębiorcy muszą ustalić ją samodzielnie, zgodnie z przypisanym kodem PKD. Dla firm zgłaszających nie więcej niż 9 osób obowiązuje stawka w wysokości 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej dla grup działalności.

Choć formularz ZUS IWA może wydawać się jedynie kolejnym obowiązkiem administracyjnym, w praktyce ma realny wpływ na przyszłe koszty prowadzenia działalności. Termin 2 lutego jest nieprzekraczalny dla części płatników, a dane zawarte w dokumencie będą oddziaływać na firmę przez kolejne miesiące. Warto sprawdzić, czy obowiązek dotyczy także naszej działalności, zanim konsekwencje staną się odczuwalne w firmowym budżecie.