Jak rozliczyć koszt paliwa w firmie?

Rozliczanie kosztów paliwa samochodu będącego środkiem trwałym

Samochód osobowy należy zakwalifikować jako środek trwały firmy, wprowadzając go do ewidencji środków trwałych w przypadku, gdy:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• jest kompletny i zdatny do użytku,
• jest użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
• będzie użytkowany przynajmniej przez rok,
• przekracza 10 000 zł początkowej wartości.

W takim przypadku rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i służbowo samochodu podlega 75% ich wartości.

Aby móc odliczać 100% kosztów, przedsiębiorca musi wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencję pojazdu dla podatku VAT oraz dla podatku dochodowego.

Rozliczanie kosztów paliwa samochodu leasingowego

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu leasingowego następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości, jeżeli samochód jest wykorzystywany również do celów prywatnych.

Tutaj analogicznie, jak przy rozliczaniu kosztów paliwa samochodu jako środka trwałego firmy, aby móc rozliczać 100% kosztów wydatku eksploatacyjnego, przedsiębiorca musi wykluczyć użytek prywatny samochodu, a także zobowiązany jest do prowadzenia kilometrówki oraz zgłoszenia pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.

Rozliczanie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego

Zmiany wprowadzone do ustawy o PIT w styczniu 2019 roku zdjęły z przedsiębiorcy, który wykorzystuje w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu dla celu podatku dochodowego. Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego jest niezależne od ilości przejechanych kilometrów i wynosi 20% wartości kosztów paliwa i eksploatacji samochodu.