Skarbówka masowo rozsyła listy do Polaków, właśnie się zaczęło. Chodzi o nowy obowiązek

Nowy obowiązek wkrótce wejdzie w życie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) definiowany jest jako nowy, w pełni jednolity standard dokumentowania sprzedaży, który fundamentalnie zmieni dotychczasowe procedury księgowe. Wprowadzane regulacje, których szczegółowe omówienie zapowiedziano w materiałach informacyjnych, mają na celu nie tylko cyfryzację, ale i uszczelnienie systemu podatkowego. Kluczowym elementem technicznym przygotowań do obsługi tego rozwiązania jest wybór właściwej metody uwierzytelniania i logowania do systemu.

W ujęciu technicznym KSeF funkcjonuje jako centralna platforma państwowa, za pośrednictwem której przedsiębiorcy będą zobligowani wystawiać, odbierać oraz archiwizować dokumenty sprzedaży. Wdrożenie tej infrastruktury niesie ze sobą istotne konsekwencje prawne, ponieważ system na nowo definiuje moment uznania daty otrzymania faktury przez kontrahenta.

W obliczu tych zmian zaleca się gruntowną weryfikację wewnętrznych procesów fakturowania, aby dostosować je do wymogów cyfrowej platformy. Przedsiębiorcy powinni zaktualizować wykorzystywane programy księgowe, a także zwrócić uwagę na nadchodzące terminy, reagując na nie z odpowiednim wyprzedzeniem. Dostęp do systemu jest możliwy zarówno poprzez komercyjne oprogramowanie zintegrowane, jak i bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF czy e-mikrofirma. Warto zauważyć, że dzięki automatyzacji oferowanej przez te rozwiązania, działy księgowe mogą zyskać znaczną oszczędność czasu.

Do wielu Polaków trafiają listy od skarbówki. Wiemy, czego dotyczą

W ostatnim czasie tysiące przedsiębiorców w całej Polsce zaczęły otrzymywać oficjalną korespondencję od lokalnych urzędów skarbowych, sygnalizującą nadchodzące zmiany w raportowaniu. Administracja skarbowa rozpoczęła masową wysyłkę pierwszych listów do podatników w całym kraju, których celem jest poinformowanie o zbliżającym się obowiązku wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W treści tych komunikatów Urząd Skarbowy wyraźnie zachęca podmioty gospodarcze, aby nie odkładały procesów przygotowawczych i wdrożeniowych na ostatnią chwilę, co ma pozwolić na płynne przejście na nowy model rozliczeń.

Organy podatkowe przypominają o obligatoryjnym charakterze nadchodzących regulacji związanych z nowym systemem. W korespondencji zawarto rekomendację, aby przyjęte rozwiązania informatyczne były podyktowane specyfiką oraz skalą prowadzonej działalności, co pozwoli na optymalne wpisanie się w potrzeby biznesowe danego podmiotu. Jednocześnie zaznaczono, że ostateczna decyzja o wyborze konkretnego narzędzia do obsługi systemu należy wyłącznie do przedsiębiorcy. Istotnym wymogiem formalnym jest fakt, że firmy niebędące osobami fizycznymi, które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, są zobligowane do złożenia formularza ZAW-FA.

Głównym celem prowadzonej kampanii jest przypomnienie przedsiębiorcom o harmonogramie wejścia w życie przepisów oraz terminach, kiedy system stanie się w pełni obowiązkowy. Urząd Skarbowy kładzie nacisk na to, że mimo stopniowego wdrażania zmian, prace adaptacyjne należy rozpocząć bezzwłocznie. W przekazywanych materiałach stawia się również pytanie dotyczące kroków niezbędnych do wystawiania faktur w KSeF, co stanowi wstęp do dalszych instrukcji dla indywidualnych podatników.

Nowe przepisy przyniosą wiele korzyści

W prowadzonej korespondencji fiskus nie ogranicza się jedynie do nakładania obowiązków, ale wskazuje również na konkretne korzyści operacyjne wynikające z cyfryzacji obiegu dokumentów. Urząd Skarbowy w swoich komunikatach szeroko informuje o zaletach, jakie nowy model rozliczeń może przynieść aktywnym podatnikom.

Jednym z najbardziej wymiernych ułatwień jest całkowite wyeliminowanie konieczności drukowania i fizycznego przechowywania faktur, co redukuje koszty administracyjne. System zapewnia stały, bezpieczny dostęp do dokumentów przez okres 10 lat oraz umożliwia znacznie szybszą wymianę ustrukturyzowanych danych między kontrahentami. Dodatkową zachętą finansową jest skrócenie ustawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni, co poprawia płynność finansową firm. Ponadto, w procesie rozliczeń pomocny może okazać się poprawnie wypełniony formularz Podmiot3, dostępny w ramach infrastruktury systemu.

Całościowa reforma fakturowania została zaprojektowana w taki sposób, aby finalnie doprowadzić do usprawnienia obrotu gospodarczego, zwiększenia bezpieczeństwa danych oraz uproszczenia skomplikowanych procedur rozliczeń podatkowych.

Kiedy konkretnie wejdzie w życie nowy obowiązek? Polacy muszą wiedzieć

W pismach kierowanych do podatników fiskus zapowiada, że nadchodząca zmiana modelu fakturowania wkrótce stanie się standardem obowiązującym wszystkich wystawców. Nowe przepisy będą wdrażane etapami, jednak docelowo system stanie się obligatoryjny w 2026 roku. Dla szerokiego grona przedsiębiorców (tzw. „pozostałych”, nieobjętych pierwszym etapem) wymóg korzystania z platformy wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku.

Ustawodawca przewidział pewne wyjątki od reguły, skierowane do podmiotów o najmniejszej skali działalności. Dla najmniejszych firm obowiązek pełnego stosowania KSeF rozpocznie się dopiero 1 stycznia 2027 roku, co daje im dodatkowy czas na adaptację. Kryterium kwalifikującym do tego wyjątku jest miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami, która nie może przekraczać 10 tys. zł brutto. Podatnicy mieszczący się w tym limicie będą uprawnieni do korzystania z dotychczasowych form fakturowania aż do końca 2026 roku.

Należy jednak podkreślić kluczową rekomendację, jaką jest precyzyjne ustalenie momentu wejścia w obowiązek dla danej firmy, gdyż system generalnie staje się obligatoryjny w 2026 roku. Firmy o obrotach przekraczających 200 mln zł w 2024 roku zostaną objęte wymogiem już od 1 lutego 2026 roku. Co niezwykle istotne, wszyscy podatnicy – niezależnie od daty obowiązku wystawiania e-faktur – muszą być technicznie gotowi na ich odbieranie w KSeF już od lutego 2026 roku. Oznacza to konieczność zapewnienia dostępu do systemu nawet przez te podmioty, które wciąż będą mogły wystawiać dokumenty w formie tradycyjnej.