Od 1 stycznia te osoby dostaną więcej płatnego urlopu. Wszystko jest już jasne

Dwa porządki, jeden rok zmian

Choć przepisy otwierają furtkę do wyższego wymiaru urlopu, automat nie zadziała sam. Pracodawca nie ma obowiązku (ani często możliwości) samodzielnego poszukiwania historii ubezpieczeniowej podwładnego.

Podstawą do naliczenia nowego stażu stanie się zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To ten dokument będzie pełnił funkcję "świadectwa pracy" dla okresów nieetatowych. Mechanizm jest bezwzględny: brak dostarczonego zaświadczenia oznacza, że pracodawca nie uwzględni dodatkowych lat, nawet jeśli wiedza o przeszłości zawodowej pracownika jest powszechna. Warto więc już teraz dokonać przeglądu domowego archiwum, ponieważ ustawa pozwala sięgnąć głęboko w przeszłość – każdy udokumentowany rok, niezależnie od tego, kiedy wystąpił, przybliża do progu 10 lat stażu pracy.

Ile dni i komu: progi, przykłady, formalności

Najpierw funkcjonariusze. System urlopów dodatkowych jest tu ściśle przypięty do stażu służby i warunków wykonywania zadań. Bazowo przysługuje coroczny urlop 26 dni, a ponad to dodatkowy – do 13 dni rocznie. Kluczowe są progi: po 10 latach 5 dni, po 15 latach 9 dni, po 20 latach 13 dni. W razie zbiegu tytułów dostaje się jeden urlop dodatkowy, ale w wymiarze korzystniejszym. To klarowny, progowy mechanizm.

• po 10 latach służby – 5 dni dodatkowego urlopu;
• po 15 latach służby – 9 dni dodatkowego urlopu;
• po 20 latach służby – 13 dni dodatkowego urlopu.

Do tego dochodzą dni za trudne środowisko pracy: 12 dni rocznie przy stałych zadaniach w oddziale przeciwgruźliczym czy laboratorium oraz 5 dni w oddziałach dla niebezpiecznych osadzonych i terapeutycznych. To ma wymiar ochronny – odpoczynek ma zmniejszać ekspozycję na szkodliwe czynniki. W praktyce jeden tytuł wyprze drugi, ale zawsze w wariancie lepszym dla funkcjonariusza. 

Tymczasem dla pracowników cywilnych kluczową nowością jest szerzej liczony staż. Większa pula „lat” przełoży się na dłuższy urlop wypoczynkowy, a także na nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe. Aby to zadziałało, trzeba wystąpić do ZUS o zaświadczenia potwierdzające okresy zleceń, działalności czy pracy za granicą i przedstawić je pracodawcy w ciągu 24 miesięcy od wejścia ustawy. Świadectwa pracy nadal wystarczą dla etatów – tu nie trzeba dodatkowych dokumentów. 

Wyobraźmy sobie panią Annę: ma 8 lat zleceń i 4 lata działalności. Od 2026 r., po potwierdzeniu tych okresów w ZUS i dostarczeniu dokumentów, jej staż wzrośnie tak, że wskoczy na wyższy wymiar urlopu u obecnego pracodawcy – bez zmiany stanowiska i bez negocjacji tabel. Proste kroki, realny efekt. 

Reakcje i rynek pracy: kto realnie zyskuje dziś

Pracodawcy już rozpisują procedury. W sektorze publicznym nowe przepisy zaczną działać 1 stycznia 2026 r., a w prywatnym – po pół roku od ogłoszenia ustawy. Ten przesuw czasowy ma znaczenie organizacyjne: kadry muszą zsynchronizować wnioski, weryfikację dokumentów i aneksy urlopowe. Zegar ruszy szybciej w jednostkach publicznych. 

Granica między światami pozostaje wyraźna. Dla funkcjonariuszy SW to nadal odrębny porządek: dodatkowe dni wynikają głównie ze stażu służby i warunków pełnienia zadań. Z kolei w reżimie pracowniczym wzrost uprawnień zależy od udokumentowania nowych okresów – im pełniejsza historia aktywności, tym szybciej rosną urlop, jubileusze i dodatki. Ta dwutorowość porządkuje oczekiwania i zmniejsza rozczarowania.

A jeśli dojdzie do sporu? W określonym zakresie sprawy funkcjonariuszy trafiają do sądów pracy, według reguł właściwych dla postępowań z zakresu prawa pracy. To nie tylko techniczny detal – to wskazówka, gdzie szukać rozstrzygnięcia, gdy interpretacja progów czy tytułów do urlopu jest kwestionowana. Dla obu stron to mapa terenu zamiast błądzenia po korytarzach. 

Co zapamiętać na 2026?

Najpierw praktyka dla pracowników cywilnych: wnioski o zaświadczenia składamy w PUE/eZUS, a dokumenty dostarczamy pracodawcy w ciągu 24 miesięcy. Za etaty świadczą świadectwa pracy – tu dodatkowe potwierdzenia nie są potrzebne. To prosty zestaw kroków, który decyduje o realnym wzroście stażu i urlopu. 

W służbie dodatkowy urlop to tarcza – rekompensuje trudy i zmniejsza ekspozycję na niebezpieczne warunki. W pracy cywilnej poszerzony staż docenia doświadczenie zdobyte poza etatem. W efekcie więcej dni wolnego ma przywrócić normalny rytm: oddech po dyżurze, cichy poranek bez służbowych telefonów. To wystarczy, by wrócić do pracy bez drżenia rąk.