Na czym polega workflow i dlaczego warto go stosować?

Co to jest workflow?

Workflow to z języka angielskiego przebieg pracy, co można określić jako przepływ zadań w procesie biznesowym. Dotyczy przede wszystkim elektronicznego obiegu informacji lub dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa między współpracownikami. Obecnie to najczęściej używana metoda zarządzania zespołami ludźmi w firmie.

Systemy workflow pomagają w organizacji pracy, kiedy niezbędna jest praca zespołowa. Każdy pracownik ma przypisaną odpowiednią rolę w pracy nad poszczególnymi zadaniami. Informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do drugiego według odpowiedniej struktury tak, aby zwiększyć efektywność pracy. Workflow przydaje się podczas pracy nad dokumentami, które powstają w kilku etapach oraz przy pracy projektowej.

Procedura workflow umożliwia:

• przechowywanie, indeksowanie, przekazywanie dalej oraz wyszukiwanie dokumentów powstających wewnątrz firmy, a także tych przychodzących z zewnątrz,

• efektywną pracę w zespołach,

• elastyczność w obsłudze procesów przepływu informacji oraz dokumentów między różnymi działami w firmie,

• raportowanie etapu postępu prac,

• tworzenie historii dokumentów,

• tworzenie harmonogramu obiegu dokumentów,

• obsługę i porządkowanie dokumentów, takich jak: formularze, faktury (elektroniczne i skanowane), przychodząca poczta (elektroniczna i tradycyjna) czy faksy.

Jak działa system workflow?

Przedstawmy system workflow na podstawie oferty sprzedażowej produktu danej firmy. Najpierw jeden pracownik tworzy wstępną treść oferty, wysyła ją, a kolejny pracownik odbiera dokument i redaguje treść pod kątem poprawności językowej. Następnie dokument zostaje ponownie wysłany, tym razem do osoby, która stworzy atrakcyjny wygląd graficzny oferty. Finalnie dokument wysyłany jest do ostatniej osoby, która zajmuje się dalszą dystrybucją zewnętrzną stworzonej zespołowo treści sprzedażowej. Proces powstawania dokumentu jest silnie związany z konkretną grupą osób oraz zmianą statusu tworzenia się oferty.

Terminologia procesu workflow

System workflow posiada własną grupę terminów, które określają, co aktualnie się dzieje w zespole. Najważniejszym słowem jest proces, czyli właśnie wykonywane zadanie. W ramach procesu można odnotować aktywność, czyli zmiany nanoszone przez pracownika, co jest równoznaczne z wykonaniem części zadania. Aktywność może być manualna (wykonywana bezpośrednio przez pracownika) lub automatyczna (wykonywana przez system).

Tranzycja oznacza warunki, które są potrzebne dla sprawnego przechodzenia z jednej aktywności do następnej. Terminologia jest niezbędna do określenia początku i końca procesu workflow. Jako początek można uznać zdefiniowanie procesu, czyli podjęcie decyzji dotyczącej zakresu i podziału prac, pracowników, których planujemy zaangażować, oraz charakterystyki całego projektu.

Rozpoczęcie pracy nad zadaniem to wdrożenie procesu. Stosowane oprogramowanie udostępnia statusy aktywności do wykonania.

Czy warto stosować workflow w swojej firmie?

Choć cały system brzmi skomplikowanie, workflow zdecydowanie upraszcza pracę zespołową oraz przepływ informacji. Jakie są konkretnie zalety stosowania przepływu pracy?

1. Szybsze wykonywanie zadań oraz zwiększenie jakości pracy.

2. Redukcja kosztów.

3. Standaryzacja procesów, co zapewnia przejrzyste zasady pracy.

4. Efektywność przez podział ról, uporządkowanie pracy oraz ustaloną kolejność wykonywania zadań.

5. Bezpieczeństwo, które wynika z lepszej kontroli pracy oraz ochrony dokumentów – system informatyczny śledzi aktywność wszystkich użytkowników, przez co łatwo ustalić, kto popełnił błąd lub naruszył dane.

6. Lepsze zarządzanie wiedzą, ponieważ narzędzia workflow tworzą pewnego rodzaju bazę wiedzy, która pozostaje w ramach przedsiębiorstwa nawet, gdy pracownik odpowiedzialny za proces odejdzie z pracy.

7. Elastyczność współpracy – na etapie wdrożenia ustalane są algorytmy wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy raportowania, które są ustalane indywidualnie dla każdego pracownika.