Nota obciążeniowa. Czym jest? Po co się ją wystawia?

Nota obciążeniowa. Czym jest nota obciążeniowa? Podstawy

Zazwyczaj gdy wspominamy o nocie obciążeniowej, tak naprawdę mamy na myśli notę księgową. To zazwyczaj jednostronicowy prosty dokument sporządzany w przedsiębiorstwie. Co ważne, nota obciążeniowa wystawiana jest w zupełnie innych okolicznościach niż dobrze wszystkim znana faktura VAT. Nota obciążeniowa dokumentuje koszty lub przychody, które nie zostały objęte podatkiem VAT. Mówiąc inaczej, nota zawiera wyszczególnienie operacji w przedsiębiorstwie, których nie można udokumentować za pomocą faktury VAT.

Nota obciążeniowa. Z jakiego powodu można ją wystawić?

Jest kilka powodów, z których osoby prowadzące działalność gospodarczą decydują się na wystawianie not obciążeniowych. Kilka z nich dotyczą swoistej rekompensaty za niedotrzymania warunków umowy, inne poruszają zagadnienia związane z szerokorozumianymi należnościami. Noty księgowe wystawiane są w następujących sytuacjach:

• naliczenie kary umownej z tytułu nieterminowej płatności;

• naliczenie odsetek za zwłokę w realizacji płatności;

• korekta pomyłek, które wystąpiły w poprzednich wystawionych dokumentach ewidencyjnych;

• w sytuacji przeniesienia na nabywcę kosztów, których nie obejmuje podatek VAT;

• dokumentacji w sprawie roszczeń związanych z wypłatą należnego odszkodowania przez towarzystwa ubezpieczeniowe.

Nota obciążeniowa. Jakie elementy musi zawierać i jak ją wystawić?

Sporządzenie dokumentu, jakim jest nota obciążeniowa, nie stanowi wielce skomplikowanej procedury. Przedsiębiorca bez problemu może sporządzić ją we własnym zakresie. W sytuacji sporządzania dokumentu należy kierować się przepisami odpowiednimi dla tego zagadnienia, które reguluje ustawa o rachunkowości. W myśl zapisów powyższej ustawy, nota księgowa musi obligatoryjnie zawierać:

• określenie charakteru dowodu oraz jego numer identyfikacyjnego;

• określenie stron, pomiędzy którymi zaszła transakcja o charakterze gospodarczym;

• określenie operacji oraz jej wartości, jeśli jest to możliwe wyrażone w jednostkach naturalnych;

• datę operacji gospodarczej, a w sytuacji gdy dowód został sporządzony z inną datą, również datę przygotowania tego dokumentu;

• podpis osoby wystawiającej oraz osoby której wydano czy otrzymano składniki majątkowe aktywów;

• sprawdzenie i klasyfikacja dowodu do ujęcia w ewidencji jednostki poprzez wskazanie sposoby księgowania dowodu w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa, podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencje również jest wymagany.

Wartym odnotowania jest fakt, że w przypadku gdy nota obciążeniowa wystawiona została na inną walutę niż krajowa, powinna również wyszczególnić kwotę już przeliczoną na polskie złote, dokonując przeliczenia waluty należy przyjąć kurs z dnia, w którym sporządzenie noty obciążeniowej miało miejsce.

Nota obciążeniowa. Po co jest wystawiana dłużnikowi? Szczegóły

Noty obciążeniowe znajdują zastosowanie w obciążaniu dłużnika odsetkami z tytułu opóźnień w realizacji płatności lub w związku z karą umowną przewidzianą w zawartej wcześniej umowie. Przedsiębiorca w prosty sposób może wystawić notę obciążeniową, gdy żąda odsetek z tytułu opóźnienia w realizacji płatności. Wystawienie noty obciążeniowej jest również przewidziane, gdy kontrahent wykonał swoje zobowiązanie w sposób nienależyty, a w umowie była zawarta kara umowna o określonej wysokości. Wierzyciel posiada prawo do wystawienia noty obciążeniowej bez względu na to czy opóźnienie wynika z winy zobowiązanego, czy też z innych okoliczności. Nieistotnym jest również czy wierzyciel poniósł z tego tytułu jakakolwiek stratę.