Delegacja krajowa i zagraniczna – różnice, rozliczenie, przepisy
pixabay.com
Autor Agata Andrzejczak - 4 Stycznia 2021

Delegacja krajowa i zagraniczna – różnice, rozliczenie, przepisy

Podróże służbowe w niektórych zawodach to codzienność i rutyna, np. pracownicy największych korporacji stale odbywają wyjazdy biznesowe. Jak je rozliczyć? Jakie zasady obowiązują podczas delegacji krajowej i czym różnią się od tej zagranicznej?

Na czym polega delegacja?

Delegacja to podróż, którą pracownik musi odbyć na polecenie pracodawcy w ramach swoich obowiązków w danym miejscu pracy. Miejsce docelowe podróży służbowej musi być poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub inne stałe miejsce delegowanego pracownika. Celem delegacji jest wykonanie określonych obowiązków, które są niemożliwe do wykonania w standardowych okolicznościach.

Pracownikowi, który w trakcie delegacji poniósł koszty, na przykład z racji noclegu, wyżywienia czy dojazdu, należy się rekompensata w postaci zwrotu kosztów. Delegacja może dotyczyć także samego pracodawcy. Wówczas jej koszty liczone są wtedy jako koszt firmowy, który rozlicza się na podstawie faktur i rachunków, które nie mogą przekraczać norm określonych w rozporządzeniu o wyjazdach służbowych.

Delegacja a oddelegowanie pracownika – różnice

Delegacja, inaczej podróż służbowa, to polecenie wydane przez pracodawcę, w ramach którego pracownik ma obowiązek wyjechać poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub inne stałe miejsce delegowanego pracownika. Oddelegowanie to z kolei wysłanie pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wystawić aneks do umowy, który zaktualizuje warunki określone w umowie, a konkretnie miejsce wykonywania pracy.

Aby zmiana miejsca pracy mogła zostać nazwana delegacją, okres trwania podróży musi trwać mniej niż 3 miesiące (zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca planuje powierzyć pracownikowi obowiązki, które wymagają wyjazdu na okres dłuższy niż 3 miesiące, ma on obowiązek wypowiedzieć aktualne warunki pracy zawarte w umowie, a sama podróż będzie formalnie nazywana oddelegowaniem.

Jak rozliczyć delegację krajową?

Dieta to kwota, która przysługuje pracownikowi odbywającemu delegację z polecenia pracodawcy. Ma ona na celu pokrycie kosztów, które są ściśle generowane przez podróż służbową. Delegacja krajowa nie może trwać krócej niż 8 godzin, by pracodawca mógł przyznać dietę swemu pracownikowi. Jeżeli delegacja trwa od 8 do 12 godzin, osobie delegowanej przysługuje 50% kwoty diety, a jeżeli podróż trwa powyżej 12 godzin, wtedy nalicza się 100% kwoty diety.

W przypadku kilkudniowych delegacji, dietę rozlicza się za każdą dobę, czyli 100% kwoty diet za każdą dobę podróży. Jeżeli dana doba jest niepełna, wtedy nalicza się kolejno:

  • 50% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała do 8 godzin,
  • 100% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała powyżej 8 godzin.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

W przypadku delegacji zagranicznej, dieta jest rozliczana nieco inaczej. Pracownikowi przysługuje:

  • ⅓ kwoty diety, jeżeli delegacja trwała mniej niż 8 godzin,
  • 50% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała 8–12 godzin,
  • 100% kwoty diety, jeżeli delegacja trwała powyżej 12 godzin.

Kiedy pracownik nie ma prawa rozliczyć delegacji?

Bywają sytuacje, kiedy pracownikowi odbywającemu podróż służbową nie przysługuje żadna dieta na czas delegacji, mimo że trwała dłużej niż wymagane 8 godzin.

Dieta nie nalicza się, jeżeli pracownik ma zapewnione całodobowe wyżywienie podczas delegacji. Jeżeli jednak osoba zatrudniona odbywa podróż zagraniczną i posiada pełne wyżywienie, przysługuje jej 25% kwoty diety zgodnej z czasem trwania delegacji.

Jaka kwota przysługuje pracownikowi w trakcie delegacji?

Jeżeli pracownik odbywa delegację krajową, przysługuje mu dieta o wysokości 30 zł. Jeśli zaś osoba zatrudniona jest w trakcie podróży służbowej za granicą, wysokość diety jest uzależniona od kraju, w którym się znajduje.

Delegację można rozliczyć na dwa sposoby:

  • rozliczenie otrzymanej wcześniej zaliczki,
  • rozliczenie kosztów delegacji oraz diet.

Pracodawca ma 14 dni od daty powrotu pracownika na rozliczenie odbytej delegacji.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News