Delegacja – czym jest? Na czym polega?

Delegacja – co to jest?

Delegację należy rozumieć jako podróż służbową pracownika, który odbywa ją na polecenie pracodawcy w ramach wykonywanej pracy. Pracownik jest wysyłany w delegację poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce zamieszkania pracownika celem wykonania określonego zadania.

Delegacja może mieć charakter krajowy lub zagraniczny. Jednak bez względu na jej rodzaj, jeśli pracownik poniósł w trakcie podróży służbowej koszty, to należy mu się ich zwrot. Dotyczy to wydatków poniesionych między innymi na przejazdy środkami komunikacji miejskiej, noclegi oraz dietę. Pracodawca powinien również zwrócić koszty, które pracownik poniósł, korzystając z własnego samochodu. W przypadku delegacji zagranicznych pracodawca musi zrekompensować poniesione wydatki w zależności od kraju, do którego wyjechał pracownik.

Podczas delegacji pracownik musi pamiętać o dwóch ważnych zasadach. Po pierwsze: aby prawidłowo rozliczyć się z kosztów poniesionych podczas podróży służbowej, musi odpowiednio udokumentować wszystkie wydatki. W tym celu powinien zachować wszelkie rachunki i bilety, aby następnie przedłożyć je swojemu pracodawcy. Po drugie: nie wszystkie wydatki poniesione przez pracownika zostaną uznane za koszty delegacji. Na zwrot można liczyć tylko wtedy, gdy wydatki są uzasadnione, tzn. związane są z potrzebami pracownika, takimi jak: nocleg, dieta czy korzystanie z komunikacji miejskiej. Jeśli pracownik kupi w sklepie np. pamiątkę lub zabawkę dla swojego dziecka, to oczywiście nie będzie mógł liczyć na zwrot.

Delegacja a oddelegowanie

Warto wskazać na istotne różnice, jakie występują między delegacją a oddelegowaniem. W przypadku delegacji pracownik odbywa podróż służbową poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy, stałe miejsce pracy lub zamieszkania. Delegacja nie zmienia miejsca pracy pracownika i nie wymaga wprowadzania zmian w umowie o pracę, gdyż nie posiada charakteru stałego. Pracownik odbywa podróż służbową celem wykonania określonego zadania i jeszcze tego samego dnia może zakończyć podróż. Warto również dodać, że jeśli pracownik nie zgodzi się na wyjazd służbowy, pracodawca ma prawo wyciągnąć odpowiednie konsekwencje (nie dotyczy kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia).

Natomiast oddelegowanie oznacza, że pracodawca wysyła pracownika do innej miejscowości celem wykonywania pracy na określony czas. Oddelegowanie wymaga już wprowadzenia odpowiedniej zmiany w umowie o pracę w postaci aneksu, aby wskazać zmianę warunków pracy. W przeciwieństwie do delegacji oddelegowanie pracownika wymaga jego zgody.

Delegacja – rozliczenie kosztów podróży służbowej

Każdemu pracownikowi przysługuje zwrot za wydatki poniesione podczas podróży służbowej. Ważne, aby koszty zostały odpowiednio udokumentowane i miały związek z delegacją. Zacznijmy od diety. Pracodawca w określonych przypadkach ma obowiązek zwrócić swojemu pracownikowi wydatki poniesione na wyżywienie. Wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł. Jeśli delegacja trwa krócej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta.

Jeśli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

• ponad 8 godzin – przysługuje pełna dieta.

Natomiast wysokość diet zagranicznych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wysokość diet jest zależna od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety zagranicznej,

• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety zagranicznej,

• ponad 12 godzin – przysługuje pełna dieta zagraniczna.

Pracodawca zwróci również koszty noclegu, transportu i wszelkie inne wydatki, które pracownik poniósł w związku z delegacją. Jeśli pracownik nie udokumentuje swoich wydatków, pracodawca zwróci jedynie określoną z góry kwotę. Przykładowo ryczałt za nocleg wynosi 150% diety, czyli 45 zł, jeśli nocleg trwał co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00; zaś ryczałt za transport wynosi 20% diety (tj. 6 zł).