Zasady wystawiania faktur elektronicznych. Informacje, szczegóły, sposoby przechowywania

Zasady wystawiania faktur elektronicznych – niezbędne elementy dokumentów

Zasady wystawiania faktur elektronicznych to szczególnie ciekawy temat dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą zrezygnować z wystawiania „zwykłych” faktur. Jak wiadomo, typowe faktury wymagają wypełnienia, wydrukowania oraz wysłania lub oddania kontrahentom. Może być to bardzo czasochłonne oraz wiązać się z problemami, szczególnie w firmach, które posiadają sporą ilość klientów. Warto wówczas zastanowić się nad rozpoczęciem wystawiania tak zwanych e-faktur, czyli faktur elektronicznych. Jakie są zasady wystawiania faktur elektronicznych? Przede wszystkim warto zapoznać się z definicją faktury elektronicznej. Jest ona zawarta w artykule 2 ustawy o VAT. Na jego podstawie można stwierdzić, że e-faktura to faktura w formie elektronicznej, która jest wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. W tej samej ustawie zawarte są także informacje na temat tego, jakie elementy muszą zostać zawarte na fakturze. Są to: data wystawienia, numer identyfikujący ją, imiona oraz nazwiska podatnika i nabywcy towarów/usług, a także ich adresy oraz numery identyfikujące podatnika i nabywcę dla celów podatkowych. Kolejne elementy to data dokonana albo zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, o ile ta data może zostać określona i różni się od daty wystawienia faktury, nazwa/rodzaj towaru/usługi, miara i ilość lub liczba dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług oraz cena jednostkowa towaru/usługi bez kwoty podatku, czyli cena jednostkowa netto. Kolejne zasady wystawiania faktur elektronicznych polegają na wskazaniu na niej następujących elementów: kwoty rabatów, wartości dostarczonych towarów/wykonanych usług bez kwoty podatku, czyli wartość sprzedaży netto, stawkę podatku, sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku) oraz kwoty należności ogółem.

Jakie są zasady wystawiania faktur elektronicznych?

Aby spełnione zostały zasady wystawiania faktur elektronicznych, e-faktura musi być dokumentem wystawionym oraz otrzymanym przez kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym. Format ten musi pozwalać na otwarcie, odczytanie oraz zachowanie integralności treści oraz czytelności e-faktury. Ustawa o VAT nie wskazuje wymogu podpisywania faktur przez wystawcę oraz odbiorcę. Mówi ona jednak o tym, że podatnik samodzielnie decyduje o sposobie zapewnienia autentyczności pochodzenia dokumentu, integralności jego treści oraz czytelności e-faktury. W artykule 106m tej ustawy można przeczytać, że autentyczność pochodzenia faktury jest rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów/usługodawcy/wystawcy faktury. Zasady wystawiania faktur elektronicznych mówią także, że integralność treści faktury postrzega się na takiej zasadzie, że w fakturze nie zmieniono danych, które musi zawierać „zwykła” faktura, czyli są wszystkie elementy, które opisaliśmy powyżej. Autentyczność pochodzenia e-faktury, integralność jej treści oraz czytelność dokumentu mogą zostać zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Ich celem jest ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy e-fakturą a dostawą towarów/osobą świadczącą usługi. We wspomnianej ustawie istnieje także zapis dotyczący możliwości zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, który może być zweryfikowany za pomocą ważnego certyfikatu, na przykład dowodu osobistego lub paszportu. Zasady wystawiania faktur elektronicznych mówią także o możliwości zastosowania elektronicznej wymiany danych, czyli EDI. Jest ona zgodna z umową w sprawie europejskiego modelu wymiary danych elektronicznych. Dotyczy ona sytuacji, kiedy zawarta umowa przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury, jej czytelność oraz integralność danych.

Zasady wystawiania faktur elektronicznych: udostępnianie

Zasady wystawiania faktur elektronicznych są głównie określone w ustawie o VAT. Artykuł 2 tego dokumentu mówi, że za fakturę elektroniczną uznaje się fakturę wystawioną oraz otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. W związku z tym za e-fakturę można na przykład uznać wiadomość e-mail wraz z załącznikiem w formacie PDF, faks otrzymany drogą elektroniczną lub zeskanowane do formatu JPG oraz przesłane elektronicznie dokumenty papierowe. Warunkiem uznania za e-fakturę jest nieprowadzenie jej uprzednio do obrotu w formie papierowej. Zasady wystawiania faktur elektronicznych polegają na tym, że sprzedawca albo osoba trzecia, upoważniona przez sprzedawcę do wystawiania faktur, przesyła dokument albo udostępnia go nabywcy. Istnieje także możliwość przesłania lub udostępnienia faktury w formie elektronicznej przez nabywcę do sprzedawcy, jeśli nabywca wystawia faktury w imieniu sprzedawcy. Należy wówczas uwzględnić wszystkie zasady, które wynikają z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Nabywca, który otrzymał e-fakturę zawierającą błędy lub pomyłki – takie, które pozwalają sporządzić notę korygującą – przesyła albo udostępnia notę taką notę wystawcy faktury. Zasady wystawiania faktur elektronicznych mówią, że jeśli wystawcą takiej faktury jest komornik sądowy albo organ egzekucyjny, to dokument musi być przesłany zarówno do nabywcy, jak i do dłużnika. Wystawca musi zachować każdą e-fakturę w swojej dokumentacji.

Zasady wystawiania faktur elektronicznych – przechowywanie

Zasady wystawiania faktur elektronicznych wskazują, że właściwe wystawienie e-faktury jest zależne od przyzwolenia jej odbiorcy. Ustawa o VAT jednak nie definiuje metody akceptacji. Sprzedawca posiada więc prawo wysłania faktury elektronicznej na podstawie domniemanej zgody nabywcy. Za zgodę można uznać na przykład opłacenie przez kontrahenta należności wskazanej na wysłanej fakturze elektronicznej. W efekcie za otrzymaną uznaje się e-fakturę, która dotarła do odbiorcy. Może to być moment wpłynięcia wiadomości e-mail zawierającej e-faktury na pocztę elektroniczną odbiorcy. Warto jednak ustalić konkretną formę otrzymywania faktur elektronicznej z kontrahentem. Zasady wystawiania faktur elektronicznych mówią także o przechowywaniu faktur. Warto wiedzieć, że e-faktury należy przechowywać tak samo długo jak tradycyjne, czyli przez okres 5 lat. Czas ten jest naliczany od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. E-faktura może być przechowywana w formie elektronicznej. Nie ma obowiązku drukowania takiego dokumentu. Należy jednak przechowywać go w taki sposób, aby można go było łatwo odnaleźć oraz zidentyfikować. Konieczne jest także stworzenie możliwości udostępnienia e-faktury organom kontroli.