Zakupy na firmę czy prywatnie? Przywileje konsumenta i przedsiębiorcy
Dokonując zakupu, możemy powołać się na naszą działalność i po otrzymaniu faktury, wliczyć wydatki w koszty uzyskania przychodu. Zdarza się jednak, że oprócz faktycznych wydatków dotyczących funkcjonowania działalności, przedsiębiorca wlicza w nie także swoje prywatne zakupy. Jakie są konsekwencje takiego działania? Czy warto brać fakturę na każdy towar?
Zakupy jako przedsiębiorca - faktura na firmę
Zakup towaru lub usług na firmę jest możliwy tylko przez przedsiębiorcę, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną, która prowadzi we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. W działalność firmy wpisane są koszty, które ponosi ona z tytułu funkcjonowania i koniecznych wydatków. Zgodnie z Artykułem 22 ust. 1 Ustawy o Podatku dochodowym od osób fizycznych:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów [...]”
Takie koszty są potem rozliczane, jako koszt uzyskania przychodu i odliczenia od nich podatku VAT. Nie ma konkretnych wytycznych, co można uznać za tego typu wydatki, jednak wśród nich można wymienić:
czynsz i opłaty dotyczące biura czy siedziby firmy,
rachunki pokrywające koszty korzystania z internetu lub telefonu do celów firmowych,
wydatki związane z transportem (bilety, koszty paliwa, opłaty parkingowe, zakup pojazdu),
koszty zakupu sprzętu biurowego, sprzętu elektronicznego niezbędnego do pracy, mebli oraz wszelkich akcesoriów biurowych,
wydatki związane z reklamą i działalnością w social mediach.
W kosztach firmy na pewno nie możemy uwzględnić:
alkoholu,
elementów wystroju biura, takich jak dzieła sztuki,
prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego,
kursów na prawo jazdy, nawet jeśli przedsiębiorca będzie korzystał z uprawnień podczas wykonywania działalności,
wynagrodzenia własnego,
zakupu gruntu.
Ostatecznej decyzji i weryfikacji kosztów poniesionych przez firmę najlepiej dokona księgowa lub sam fiskus. W przypadku, gdy nie spełniają one warunków, zostają odrzucane przez urzędników.
Jeżeli chcemy dokonać zakupów na firmę, przed zakupem musimy poinformować sprzedawcę, że transakcja będzie wymagała wystawienia faktury. Faktura stanowi dokument i dowód zakupu - posiada określone dane przedsiębiorcy, takie jak nazwę, adres i NIP. W momencie robienia zakupów w tej formie, przedsiębiorca traci swoje przywileje konsumenckie.
Zakupy prywatne jako konsument
Dokonując zakupów na swoje osobiste cele, jako osoba prywatna, jesteśmy określani mianem konsumenta, który zgodnie z Artykułem 22 kodeksu cywilnego:
"Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową."
Prawa konsumenta są szeroko regulowane przez Ustawę z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Gwarantuje ona przywileje oraz ustanawia zasady, do których należy się stosować przy dokonywaniu transakcji i wszelkich działaniach z nimi związanymi. Będąc przedsiębiorcą, także możemy być uznawani za konsumenta, jednak przy dokonywaniu zakupów nie możemy brać faktury na dane firmowe.
Czy warto brać fakturę na towar? Przywileje konsumentów
Konsumentom przysługują prawa, które nie dotyczą przedsiębiorców i wzięcie zakupów na fakturę wyklucza możliwość skorzystania z niektórych przywilejów.
Osoba prywatna po dokonaniu zakupu na odległość, między innymi przez Internet, ma prawo do bezpłatnego zwrotu towaru bez podania uzasadnienia w ciągu 14 dni. Ten przepis chroniący nabywcę, nie jest stosowany do zakupów robionych przez przedsiębiorcę, który nie ma możliwości do darmowego zwrotu w określonym terminie, chyba że przepisy są osobno ustalone w regulaminie sklepu.
Prawo do reklamacji przysługuje zarówno konsumentowi, jak i przedsiębiorcy, jednak różnią się zasady ich rozpatrywania. Konsument posiada prawo do reklamacji towaru przez dwa lata, w przypadku nowych towarów i roku, w przypadku towarów używanych. Sprzedawca musi przyjąć taką reklamację w obowiązującym czasie jej gwarancji. W przypadku przedsiębiorców, czas gwarancji towarów jest zazwyczaj dwukrotnie krótszy lub całkowicie nie występuje.
W odniesieniu do nabywania towarów inne prawa dotyczą także konsumenta i przedsiębiorcy w zakresie rękojmi. Prywatny nabywca w ciągu dwóch lat od zakupu, gdy stwierdzi wadę fizyczną lub prawną w zakupionym przez niego towarze, może żądać wymiany, naprawy, zwrotu pieniędzy lub obniżenia ceny produktu. Jeżeli wadę zauważy przedsiębiorca, który dokonał zakupu na firmę, musi udowodnić, że odpowiednio zbadał produkt przed zakupem i nie było w nim stwierdzonej usterki lub w późniejszym czasie, gdy doszło do ujawnienia wady, zawiadomił niezwłocznie sprzedawcę. W praktyce sytuacja wygląda tak, że w większości przypadków przedsiębiorca traci prawo do rękojmi.
