Faktura zaliczkowa - wygodny sposób pozyskiwania środków przed zakończeniem realizacji zamówienia
Częściowe rozlicznie kosztów sprzedaży produktu lub usługi jest wygodnym sposobem pozyskania środków jeszcze przed zakończeniem umowy. Pozwala na przykład sfinansować nakłady konieczne do całkowitego dokończenia prac związanych z realizacją zamówienia.
Od strony sprzedającego taka operacja, jeżeli wartość otrzymanej zaliczki jest niższa niż 100 proc. ceny, wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej na rzecz drugiej strony kontraktu, której zadaniem jest udokumentowanie otrzymania przedpłaty (zaliczki).
Pozycje na fakturze
Zasady wystawienia faktury zaliczkowej określa ustawa z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535). Zgodnie z jej zapisami prawidłowo wystawiona faktura zaliczkowa powinna zawierać szereg pozycji. Trzeba ją przygotować nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część takiej zapłaty.
W dokumencie musi się znaleźć data wystawienia, kolejny numer identyfikacyjny w ramach serii, imię, nazwisko lub nazwa podatnika i adres nabywcy, fiskalne numery identyfikacyjne podatnika i nabywcy, data dokonania lub zakończenia dostawy towaru, wykonania usługi, albo otrzymania zapłaty (jeśli różnią się od daty wystawienia faktury), wartość otrzymanej zapłaty, wysokość podatku według wzoru (wartość zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku), dane dotyczące zamówienia lub umowy, szczególnie nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, cena jednostkowa netto, ilość i wartość zamówionych produktów lub usług (netto), stawka podatku, kwota należności fiskusa oraz wartość (brutto) zamówienia albo umowy.
Liczy się cena
Nie każda sprzedaż wymaga jednak wystawienia faktury zaliczkowej. Do tego rodzaju transakcji częściowych dochodzi zazwyczaj w przypadku zamówień opiewających na większe kwoty, rzadko mają miejsce, gdy w grę wchodzi cena o niewielkiej wartości.
Z obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej zwolnieni są ponadto podatnicy, którzy otrzymali zaliczkę na poczet sprzedaży większości różnego rodzaju tzw. mediów koniecznych w użytkowaniu nieruchomości, które nie powodują powstania obowiązku podatkowego. Wystawienie takiego dokumentu nie jest także konieczne w przypadku usług związanych z ochroną osób oraz mienia, jak również stałą obsługą prawną i biurową na zasadach outsourcing-u.
Fakturą zaliczkową nie muszą być dokumentowane także usługi związane z leasingiem, dzierżawą, najmem nieruchomości lub o podobnym charakterze.
Konieczność wystawienia faktury końcowej z kolei zależy od tego, czy dokument zaliczkowy obejmował całość zapłaty za dostawę towaru lub świadczenie usługi czy tylko jej część. Fakturę końcową trzeba wystawić, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia. Na tym z kolei dokumencie należy pomniejszyć sumę wartości towarów lub usług, jak precyzuje art. 106f, ust. 3 ustawy, o kwotę otrzymanej wcześniej części zapłaty, zmniejszając tym samym wartość należności podatkowej.
Suma dokumentów
Faktura końcowa powinna zawierać ponadto wykaz numerów wystawionych wcześniej, przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi faktur zaliczkowych (w celu ułatwienia rozliczeń sprzedawca może podać również daty ich wystawienia oraz kwoty zaliczek, nie jest to jednak obowiązek).
Gdy wcześniej została wystawiona więcej niż jedna faktura zaliczkowa, a suma takich dokumentów obejmuje całość zapłaty, ostatni dokument potwierdzający otrzymanie zaliczki powinien zawierać numery poprzednich. Gdy faktura zaliczkowa lub kilka takich dokumentów do jednego zamówienia, obejmuje w sumie całość zapłaty, sprzedający zwolniony jest z obowiązku wystawiania faktury końcowej.
Zaliczka w eksporcie
Nieco inne zasady obowiązują w ramach tzw. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub usług (wywóz gotowych produktów z terytorium Polski na teren innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej).
W tym przypadku, zgodnie zapisami art. 20 ust. 1 ustawy, obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym odbyła się dostawa (decydującym dla podatnika jest moment wystawienia faktury).
Gdy faktura zaliczkowa nie została wystawiona (lub powstała z opóźnieniem), transakcję należy wykazać, jak radzą doradcy podatkowi, piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa. W przypadku natomiast sprzedaży towarów prowadzonej w sposób ciągły w czasie dłuższym niż miesiąc, transakcja uważana jest za dokonaną wraz z upływem każdego miesiąca do czasu dostarczenia całości zamówionych towarów (usług).
Obowiązek fakturowania przepływów pieniężnych przypomina puzzle. Grunt, żeby wszystko do siebie pasowało.
