Dokumentowanie obecności pracownika w pracy – lista obecności
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
Sporządzanie ewidencji czasu pracy i listy obecności jako jednego dokumentu jest błędem. Niestety, wielu pracodawców uważa te dwa dokumenty za możliwe do stosowania zamiennie. Tymczasem, zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników oraz listę przybycia i obecności pracownika w pracy jako dwa oddzielne dokumenty kadrowo-płacowe.
Sposób prowadzenia listy obecności nie jest ujęty w przepisach i pracodawca ma dowolność w formie jego prowadzenia. Może to być wydrukowana lista obecności lub dokument elektroniczny. W małych firmach dopuszczane jest ustne potwierdzanie przybycia i obecności w pracy.
Jakie informacje powinna zawierać lista obecności pracownika?
Lista obecności powinna zawierać następujące informacje:
imię i nazwisko pracownika, dla którego prowadzona jest dana lista,
podpis pracownika oraz kierownika jednostki, której podlega pracownik,
dane kierownika, który odpowiada za jednostkę i może potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy na liście,
okres, którego dotyczy prowadzona lista (najczęstsze i najbardziej przejrzyste są listy miesięczne).
Na liście obecności warto umieścić również sumaryczny zapis danych. Dzięki temu od razu będzie widoczne, ile dni lub godzin pracownik przepracował w wybranym okresie, ile miał nieobecności i nadgodzin.
Kto nie musi ewidencjonować czasu pracy?
Kodeks pracy wskazuje przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Są to:
praca na nocnej zmianie,
wypłacanie pracownikowi ryczałtu za nadgodziny,
zadaniowy system czasu pracy,
zarządzanie zakładem pracy przez pracownika w imieniu swojego pracodawcy.
Lista obecności a RODO
W myśl przepisów RODO zabronione jest przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia. Niedopuszczalne jest zatem wykazywanie w liście obecności pracowników przyczyn nieobecności pracowników – choroby, zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego. Dlatego na liście obecności pracownika wpisuje się tylko potwierdzenie obecności bądź nieobecność, a przyczynę nieobecności wpisuje się tylko w ewidencję czasu pracy.
