Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych - podstawowe informacje

Kwestia przetwarzania danych osobowych została określona w ustawie z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, która weszła w życie z dniem 25 maja 2018 roku. Tego samego dnia w życie weszło Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - powszechnie znane jako rozporządzenie RODO.

Zarówno wspomniana ustawa, jak i rozporządzenie RODO wyjaśnia, jak należy rozumieć przetwarzanie danych osobowych, na czym polega przetwarzanie, w jakim charakterze i kiedy można przetwarzać dane osobowe, a także jak uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych.

Na czym polega przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych polega na wykonywaniu szeregu czynności związanych z danymi osobowymi, takimi jak zbieranie, porządkowanie, modyfikowanie czy też usuwanie danych. Przetwarzanie danych osobowych obejmuje ich:

• zbieranie, utrwalanie;

• organizowanie, porządkowanie;

• przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie;

• pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie;

• rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie;

• łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Rozporządzenie RODO wprowadziło również dwie zasady przetwarzania danych osobowych:

• zasada minimalizmu - przetwarzanie danych osobowych może obejmować wyłącznie takie dane, które są niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania;

• zasada rozliczalności - na administratorze spoczywa obowiązek udowodnienia, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kiedy możliwe jest przetwarzanie danych osobowych?

Podstawą do przetwarzania danych osobowych jest:

• zgoda osoby, której dane są przetwarzane;

• sytuacja, w której przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą;

• sytuacja, w której przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

• sytuacja, w której przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

W jaki sposób uzyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Podstawą do przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Jednak również tutaj muszą zostać spełnione określone warunki. Udzielona zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być:

• dobrowolna - zgoda może być ważna tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi ją bez przymusu;

• konkretna - aby zgoda była ważna, musi dokładnie określać cel przetwarzania i być wyrażona oddzielnie dla każdego celu;

• jednoznaczna - zgoda musi mieć charakter wyraźny, a nie domniemany.

Ponadto, aby uzyskać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, musi zostać poinformowana o:

• celach i podstawie przetwarzania danych;

• odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców;

• zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego;

• prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;

• prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie lub wniesienia skargi do UODO.