Zmiany w załatwianiu spraw urzędowych. Od grudnia nowy obowiązek

Nowy obowiązek już niedługo

W wielu miejscach w Polsce zmieni się system wymiany wiadomości z urzędami. Jak podaje agencja Newseria, klasyczny list polecony zastąpią e-Doręczenia. Staną się one obowiązkowe dla większości urzędów m.in. administracji publicznej czy jednostek samorządowych.

e-Doręczenia to metoda szybkiej i bezpiecznej wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi. Opracowanie Obserwatorium.biz wskazuje, że to swego rodzaju rewolucja w sposobie komunikacji, a efektem ma być likwidacja korespondencji papierowej z urzędami.

– System e-Doręczeń to klamra, która spina transformację cyfrową polskiej administracji i generalnie wymianę korespondencji na polskim rynku. Zaczynamy tę rewolucję korespondencji urzędowej od urzędów samorządowych, które już 10 grudnia 2023 roku wejdą w obowiązek zarejestrowania się w systemie doręczeń elektronicznych i dostarczania elektronicznej wersji korespondencji pomiędzy urzędami – mówi agencji Newseria Biznes Michał Kanownik, prezes zarządu Związku Cyfrowa Polska.

Zmiany dotyczą ponad 80 tys. instytucji

Obowiązek korzystania z korespondencji w formie elektronicznej z wykorzystaniem e-Doręczeń zacznie działać od 10 grudnia br. w ponad 80 tysiącach urzędów. Newseria mówi tu o wszystkich organach administracji publicznej i jednostkach samorządu terytorialnego. To jednak nie wszystko - do wdrożenia możliwości korzystania z korespondencji elektronicznej będą zobligowane także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego. Adres do e-Doręczeń będą musieli mieć np. notariusze czy adwokaci, a także nowi akcjonariusze wpisani do KRS. 

Natomiast od października 2029 r. planuje się dołączenie do tej grupy sądów, trybunałów, komorników, prokuratury, organów ścigania oraz Służby Więziennej. Ministerstwo Cyfryzacji chce, aby e-Doręczenia stały się standardem w komunikacji między firmami lub obywatelami a przedsiębiorcami. Zgodnie z raportem przy przeniesieniu 90 proc. wspomnianych przesyłek do usług elektronicznych maksymalne roczne oszczędności mogą sięgnąć 2,3 mld zł.

– Zawsze jest strach przed nowością, bo są to nowe usługi i nowy sposób korzystania z nich, dlatego też postawienie użytkownika w centrum, możliwość skorzystania z konkurujących ze sobą usług da większy potencjał dostępu do tych usług dla każdego z podmiotów. Nie bez kozery wskazuję przykład elektronicznych usług bankowych, które 20 lat temu też spotykały się z wielkim oporem, a dzisiaj wszyscy z nich korzystamy – tłumaczy partner w Obserwatorium.biz, podaje Newseria.

Eksperci liczą na pozytywny odbiór

Nadanie przesyłki w doręczeniu elektronicznym jest kwitowane dowodem nadania, natomiast odebranie jest potwierdzane dowodem otrzymania. 

– Spodziewam się, że z czasem doręczenia zadomowią się u nas i spotkają się z pozytywnym odbiorem każdego użytkownika, czyli zarówno administracji, jak i nas, obywateli. Na początku będziemy musieli się do nich przyzwyczaić, bo doręczenie elektroniczne to tak samo jak list polecony: najpierw stres, że ktoś wysłał coś i czegoś ode mnie chce, ale z drugiej strony to jest mechanizm, który pozwala biznesowi świadczyć usługi w sposób bezpieczny – tłumaczy Michał Tabor, partner w Obserwatorium.biz, współautor raportu udostępnionego przez agencję Newseria.

Wszystko ma odbywać się przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego bezpieczeństwa obiegu dokumentów oraz minimalizowania zagrożeń związanych z cyberprzestępstwami.

– Obieg dokumentów będzie krążył w czterech podmiotach: nadawca, operator nadawcy, operator odbiorcy i odbiorca. To gwarantuje, że każda przesyłka trafi w odpowiednim formacie do swojego odbiorcy. Co istotne żaden operator nie jest uprawniony do ingerencji w treść przesyłki, którą doręcza – podkreśla prezes Związku Cyfrowa Polska.