Raport kasowy – co to jest i jak go sporządzić?

Czym jest raport kasowy?

Raport kasowy to dokument księgowy, który stosuje się w obrocie gospodarczym. Pozwala on udokumentować w sposób chronologiczny wszystkie operacje kasowe. Przedsiębiorcy mogą sporządzać raporty kasowe codzienne, tygodniowe lub miesięczne – częstotliwość sporządzania zależy od ilości operacji kasowych.

Przygotowanie raportu kasowego wymaga dokumentów źródłowych. Mogą to być np. faktury, rachunki, listy płac, rozliczenia delegacji, dowody dokumentujące pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy lub dowody zastępcze. Do dowodów zastępczych zalicza się dowód KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda), czyli pokwitowania odbioru lub wypłaty gotówki z kasy.

Podstawowe elementy raportu kasowego

Prawidłowo przygotowany raport kasowy musi zawierać pewne podstawowe elementy. Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, jak prawidłowo wypełnić raport kasowy. Bez odpowiedniej wiedzy w tym zakresie można popełnić błędy, które wymuszą wprowadzanie korekty. Podstawowe elementy raportu kasowego to:

• dane firmy (np. pieczątka firmowa),

• numer raportu kasowego oraz prawidłowe oznaczenie (numeracja ciągła lub wskazująca konkretną kasę, rok obrachunkowy oraz datę),

• oznaczenie okresu, który raport kasowy obejmuje (zgodnie z instrukcją kasową),

• rejestr wszystkich operacji w porządku chronologicznym (treść, numer dowodu źródłowego, data, dane osoby dokonującej wpłaty lub wypłaty pieniężnej),

• numer konta przeciwstawnego (operacje gospodarcze określone w raporcie kasowym są przypisywane do numerów kont, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu),

• obliczenia obrotu, stanu początkowego i końcowego kasy (jeśli dochodzi do niezgodności posiadanej gotówki z raportem, najczęściej oznacza to, że popełniony został błąd rachunkowy lub ewidencyjny),

• załączniki (w postaci źródłowych dokumentów kasowych i zastępczych dowodów księgowych),

• data i podpis osoby sporządzającej raport (najczęściej kasjera),

• data zatwierdzenia raportu.

Raport kasowy a dokumenty kasowe

Raporty kasowe powstają w oparciu o dokumenty potwierdzające wszelkie obroty pieniężne. Zaliczamy do nich:

• faktury i rachunki,

• wnioski i rozliczenia wszelkich zaliczek,

• rozliczenia delegacji służbowych,

• listy płac,

• umowy o dzieło oraz rachunki umów zleceń,

• KP (kasa przyjmie) – dokumenty potwierdzające przyjęcie gotówki do kasy,

• KW (kasa wyda) – dokumenty potwierdzające wszelkie wypłaty z kasy.

Wypełnianie raportu kasowego

Raport kasowy najczęściej jest sporządzany przez kasjera, który powinien znać zasady gospodarki kasowej. Kasjer powinien zapoznać się ze stanem początkowym i końcowym, a następnie obliczyć sumy przychodów i rozchodów celem określenia ostatecznego obrotu kasowego. Docelowo stan gotówki powinien być zgodny z wykazem w raporcie kasowym.

Jednak każdemu może zdarzyć się popełnienie błędu. Wtedy może zostać ujawniony niedobór lub nadwyżka kasowa. Jeśli rozchód gotówki z kasy nie został udokumentowany właściwymi dowodami księgowymi, pojawia się niedobór kasowy. Niedobór gotówki w kasie najczęściej obciążą kasjera, który odpowiada za stan kasy.

Jeśli natomiast w kasie znajdzie się gotówka, która nie została udokumentowana żadnymi przychodowymi dowodami kasowymi, wówczas mamy do czynienia z nadwyżką kasową. Nadwyżka powinna zostać odprowadzona na dochodowy budżetowe.