Czym jest nota księgowa i kiedy z niej korzystać?

Czym jest nota księgowa?

Jest to uniwersalny dokument księgowy, który może być przyjmowany i wystawiany przez organizacje pozarządowe w sytuacji rozliczenia dokonywanego między partnerami. Nota księgowa jest potwierdzeniem dokonania operacji gospodarczej, do której doszło między jednostką a kontrahentem.

W jakim celu może zostać wystawiona nota księgowa?

Nota księgowa może zostać wystawiona w określonych sytuacjach. Ze względu na jej cel wyróżniamy noty: uznaniową, obciążeniową oraz obciążeniowo-uznaniową. Może zostać wystawiona w celu:

• dokonania rozliczeń między organizacjami i członkami ( np. dotyczących składek członkowskich),

• obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,

• obciążenia karą umowną,

• nałożenia na wierzyciela odszkodowania lub odsetki naliczone od niezapłaconych zobowiązań,

• sprostowania błędnie wystawionych dowodów dla operacji niezwiązanych z podatkiem VAT.

Co powinna zawierać nota księgowa?

Zawartość treści noty księgowej regulowana jest przez Ustawę o rachunkowości. Nie ma konkretnego, obowiązującego dla noty księgowej wzoru, jednak według przepisów musi ona zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron dokonujących rozliczenia, w tym ich nazw i adresów,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzono pod inną datą, także i jego datę,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto, co ważne, nie ma obowiązku, by nota księgowa posiadała podpis odbiorcy, ale jest konieczne, by była opatrzona podpisem nadawcy. Nota ta wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał trafia do odbiorcy, a kopia do nadawcy. Należy też pamiętać, że w przypadku noty obciążeniowej, jeśli dotyczy ona waluty innej niż złoty polski, w jej treści konieczne jest podanie kwoty przeliczonej na złotówki. Przeliczenia powinniśmy dokonać według kursu, który obowiązuje zgodnie z datą wystawienia noty.

Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?

Jeśli notę księgową chcemy włączyć w koszty, musi ona stanowić dowód księgowy. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR, by dokument mógł być dowodem księgowym musi w sposób wiarygodny określać wystawcę lub wskazywać strony uczestniczące w operacji gospodarczej, musi zawierać datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji gospodarczej. Nota musi wskazywać też na przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilość. Dodatkowo nota musi być podpisana przez osoby do tego uprawnione oraz oznaczona numerem, który pozwala na zidentyfikowanie jej z odpowiednimi zapisami księgowymi.