W jaki sposób rozliczyć delegację?
Co uznajemy za podróż służbową?
Nie istnieje formalna definicja podróży służbowej, jednak przyjęło się, że uznaje się za nią wyjazd odbywający się na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy poza miejscowość siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika. Takim miejscem może być nawet całe województwo lub kraj. Nie uznajemy jednak za podróż służbową wyjazdu do innej miejscowości znajdującej się na terenie tego samego województwa, jeśli całe województwo zostało formalnie określone jako miejsce pracy tego pracownika. Podobne do pojęcia podróży służbowej jest tzw. oddelegowanie. Z tą różnicą, że za oddelegowanie uznaje się odesłanie pracownika na określony czas do innego miejsca pracy, zmieniając przy tym umowę za pomocą aneksu uwzględniającego inne miejsce wykonywania pracy oraz zmianę wynagrodzenia. Ponadto oddelegowanie jest raczej długoterminowe, podczas gdy podróż służbowa określana jest jako incydentalna i tymczasowa. Nie ma natomiast prawnie określonego limitu podróży służbowych i długości ich trwania.
Polecenie wyjazdu służbowego
Polecenie wyjazdu służbowego powinno być wydane na piśmie, nie jest to wymagane, ale warto sporządzić taki dokument. W jego treści określa się termin, miejsce oraz cel wyjazdu. Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody na odbycie podróży służbowej, pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje, nie ma natomiast takiej możliwości w przypadku kobiet w ciąży oraz rodzica, który opiekuje się dzieckiem do 4. roku życia.
Delegacje krajowe
W przypadku odbywania delegacji pracownikowi przysługują diety, które mają pokryć zwiększone koszty wyżywienia w trakcie podróży. Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł, naliczana jest za czas od wyjazdu do powrotu. Jeśli podróż krajowa jest krótsza niż doba, a wynosi 8-12h, wówczas przysługuje połowa diety krajowej. Gdy trwa ponad 12 h, osobie oddelegowanej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeśli natomiast pracownik ma zapewnioną część wyżywienia, istnieje możliwość pomniejszenia diety o:
25%, jeśli pracownikowi zostanie zapewnione śniadanie,
50%, w przypadku gdy będzie miał zapewniony obiad,
25%, gdy otrzyma kolację.
Co ważne, diety, które nie przekraczają limitu uwzględnionego w rozporządzeniu, są wolne od podatku dochodowego i nie nalicza się od nich składek ZUS. Dieta nie przysługuje w ogóle, jeśli pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie.
Pracownik powinien również otrzymać zwrot kosztów za nocleg w trakcie podróży służbowej. Zwrot taki powinien odbywać się na podstawie rachunku lub faktury przedłożonej przez pracownika. Jeśli jednak oddelegowany nie zadbał o posiadanie takowej, otrzyma tzw. ryczałt za nocleg, czyli zwrot w wysokości 150% wartości diety (45 zł). Pracownik ma prawo do ryczałtu, jeśli nocleg trwał minimum 6 h między 21:00-7:00.
Decyzja o tym, jakim środkiem transportu w trakcie trwania podróży służbowej będzie przemieszczał się pracownik, należy do pracodawcy. Może to wiec być samochód, ale równie dobrze autobus czy pociąg. Zwrot wydatków za dojazd odbywa się, tak jak w przypadku noclegu, na podstawie rachunków lub faktur. W przypadku ich braku, pracownikowi przysługuje ryczałt za dojazd w postaci 20% diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.
Koszty podatkowe dla pracodawców stanowią wszystkie należności, które zostały przekazane pracownikowi na cel podróży służbowej. Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, mogą do kosztów podatkowych zaliczyć wydatki z podróży służbowej, ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu i nie mogą być wyszczególnione w katalogu niebędących kosztami.
Delegacje zagraniczne
W przypadku delegacji zagranicznych obowiązują inne zasady przyznawania diet i rozliczania. Przede wszystkim wysokość diet różni się w zależności od tego, do jakiego państwa pracownik odbywa podróż służbową. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast do 8 h podróży przysługuje pracownikowi 1/3 diety; gdy delegacja trwa ponad 8 do 12 h – ½ diety zagranicznej, a gdy ponad 12 h, przysługuje pełna dieta. Tak jak w przypadku podróży krajowej, jeśli pracodawca zapewni pracownikowi część wyżywienia, dietę można pomniejszyć o:
15%, jeśli pracownik ma zapewnione śniadanie,
30% gdy pracownik otrzymuje obiad,
30% jeżeli oddelegowanemu zagwarantowano kolację.
W odróżnieniu od diety krajowej, jeśli pracodawca zapewni pracownikowi w podróży zagranicznej całodzienne wyżywienie, wciąż przysługuje mu dieta, ale w wysokości 25% wyjściowej stawki.
Zwrot kosztów noclegu również przysługuje na podstawie przedstawionych rachunków i faktur, a jeśli pracownik nie przedstawi takiej dokumentacji, może otrzymać 25% limitu ryczałtu za nocleg, którego wysokość uzależniona jest od kraju podróży zagranicznej.
Dojazd w podróży zagranicznej rozlicza się w taki sam sposób jak w podróży krajowej.
Zaliczki dla pracowników w zagranicznych podróżach służbowych wypłacane są w walucie obowiązującej w docelowym kraju podróży. Rozliczenie natomiast następuje w złotych, a wydatki poniesione w delegacji rozlicza się zgodnie ze średnim kursem NBP z dnia wymiany zaliczki na złote. Zwrot zaliczki, jeśli następuje, rozlicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika.
