Nota korygująca - czy wymaga akceptacji przez kontrahenta?
Początkujący przedsiębiorcy muszą na początku swojej przygody mierzyć się z wieloma, nowymi, często niełatwymi do zrozumienia pojęciami i procesami. Nie wszystkie dokumenty jednak uprzykrzają takiej osobie prowadzenie działalności. Niektóre są narzędziami, których przedsiębiorca może użyć na własną korzyść. Przykładem takiego dokumentu jest nota korygująca, która w niektórych przypadkach może okazać się niezwykle przydatna. Czym więc dokładnie jest? Jak działa Nota korygująca – czy wymaga akceptacji kontrahenta?
Nota korygująca – definicja
By dobrze zrozumieć, czym jest nota korygująca i, przede wszystkim, jak oraz w jakich sytuacjach z niej korzystać, należy najpierw poznać jej definicję. Według niej nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę towaru w momencie, gdy otrzymał on od sprzedającego błędnie wypełnioną fakturę.
Nota korygująca – jakie problemy rozwiązuje?
Powyżej ustalono, czym dokładnie nota korygująca jest. Należy jednak podkreślić, że dokument ten nie jest w stanie naprawić wszystkich błędów, które mogą na fakturze wystąpić. Co wobec tego może być przy jej pomocy skorygowane? Nota ma prawo skorygować: numer faktury, nazwy firm, imiona i nazwiska, adresy, datę wystawienia, datę dokonania lub zakończenia wykonywania usługi, datę zapłaty, sposób płatności oraz NIP sprzedawcy lub nabywcy. Jeśli jednak błędne są wszystkie dane dotyczące jednej ze stron, wówczas należy wystawić kolejną fakturę, która te błędy skoryguje. Nota korygująca wystarcza jedynie w przypadku występowania pojedynczych błędów.
Nie każda informacja może jednak zostać tą notą skorygowana. Niektóre błędy okazują się zbyt poważne, by powyższy dokument wystarczył do ich naprawienia. Wówczas musi zostać wystawiona kolejna faktura, która je skoryguje. Jakie informacje do tego obligują? Są to: ilość dostarczonego towaru, zakres wykonywanej usługi, kwoty ewentualnych rabatów, stawka oraz kwota podatku, wartość sprzedaży netto, cena jednostkowa netto i kwota należności ogółem.
Nota korygująca – czy wymaga akceptacji kontrahenta?
Występujące na wystawionej fakturze błędy tylko niepotrzebnie przedłużają proces rozliczenia. Nota korygująca jest narzędziem, które usprawnia naprawianie takich błędów. Sam poszkodowany przedsiębiorca nie może ich jednak skorygować. To on wystawia notę korygującą, ale by ta faktycznie mogła ona fakturę poprawić, potrzebna jest jeszcze akceptacja strony, która tę fakturę wystawiła. Co ważne, prawo w żaden sposób nie reguluje formy tej akceptacji, ani także terminu w jakim musi być ona udzielona, co pozwala przedsiębiorcom na dużą dowolność.
Nota korygująca – jak powinna wyglądać?
Nota korygująca to co prawda dokument dodatkowy, ale nie oznacza to, że może być on sporządzony na kolanie w sposób dowolny. Przy czym prawo nie określa formy jej zaakceptowania ani terminu, w jakim musi to zostać uczynione, to ustawa o VAT dokładnie wskazuje już, co w takim dokumencie musi się znaleźć. Podstawą jest jasne zatytułowanie jej słowami: „Nota korygująca”, by nie było żadnych wątpliwości, czym ten konkretny dokument jest. Musi się też na niej znaleźć jej numer oraz data wystawienia. Powinna ona zawierać także wszystkie niezbędne dane dotyczące nabywcy, czyli jego imię i nazwisko, nazwę firmy, jej adres oraz numer identyfikacji podatkowej. Przede wszystkim w nocie muszą się też znaleźć dokładnie wyszczególnione treści faktury, które mają zostać skorygowane oraz prawidłowe wersje tych treści.
