Jak rozliczyć zaliczkę wpłaconą na poczet wynagrodzenia?
Wynagrodzenie za pracę pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi w określonym terminie i miejscu. Czasem jednak zdarza się, że pracownik wnioskuje o wypłatę zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. Czy pracodawca może wypłacić pracownikowi zaliczkę na poczet wynagrodzenia, a jeśli tak, jak należy ją rozliczyć?
Z artykułu dowiesz się:
Co to jest zaliczka na poczet wynagrodzenia?
Czy pracownik może wnioskować o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia?
Jak zaliczkę wpłaconą na poczet wynagrodzenia powinien rozliczyć pracodawca?
Pracodawca może wypłacić pracownikowi dwa rodzaje zaliczki. Pierwszy rodzaj to zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia, drugi zaś to zaliczka na pokrycie wydatków związanych z pracą, np. dokonaniem firmowych zakupów czy też pokryciem kosztów podróży służbowej.Zaliczka na pokrycie wydatków związanych z pracą podlega rozliczeniu na zasadach określonych przepisami Kodeksu pracy. Zaliczka na poczet wynagrodzenia zaś nie jest uregulowana w Kodeksie pracy. Zagadnienie zaliczki na poczet wynagrodzenia rozstrzygał Sąd Najwyższy, który wskazał, że “nie jest zaliczką część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Stanowi ono częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności”. Oznacza to, że świadczenie potocznie nazywane zaliczką na poczet wynagrodzenia, nie jest zaliczką w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może tego typu zaliczki wypłacić pracownikowi. Może, i robi to zazwyczaj na wniosek pracownika. Zaliczka na poczet wynagrodzenia podlega przy tym opodatkowaniu i oskładkowaniu tak samo, jak wynagrodzenie za pracę. Zaliczka ta jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia a rozliczenie podatku
Aby dobrze rozliczyć zaliczkę na wypłaconą pracownikowi na poczet wynagrodzenia należy sięgnąć w pierwszej kolejności do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jej przepisami przychodami ze stosunku pracy mogą być:
wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne;
wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty;
wynagrodzenia zasadnicze;
wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
W związku z powyższym należy zaliczyć zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia do kategorii przychodów objętych stosunkiem pracy. Oznacza to, że zaliczka podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę.
Warto jednak wiedzieć, jak informuje portal pitax.pl, że w sytuacji, gdy wypłata zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia oraz reszty wynagrodzenia za pracę nastąpi w tym samym miesiącu, to pracodawca przy rozliczeniu reszty wynagrodzenia za pracę nie będzie mógł po raz drugi zastosować:
pracowniczych kosztów uzyskania przychodów – wyniosą one wtedy 0 zł;
ulgi podatkowej (jeżeli przysługuje pracownikowi), czyli 1/12 kwoty wolnej od podatku – wyniesie ona wówczas 0 zł.
Wypłacone wynagrodzenie za pracę oraz i wypłacona pracownikowi zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia za pracę stanowią zaś po stronie pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Z kolei u pracownika przychód powstanie z chwilą udostępnienia mu przez pracodawcę zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia.
Zaliczka na poczet wynagrodzenia za pracę a rozliczenie składki ZUS
Z pewnością warto też wiedzieć, jak rozliczyć zaliczkę wypłaconą pracownikowi na poczet przyszłego w kontekście składek na ubezpieczenie społeczne. Nie jest chyba zaskoczeniem, że zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia oskładkowana jest tak samo jak wynagrodzenie za pracę. Podlega więc oskładkowaniu na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, fundusz pracy i FGŚP.
