Faktura dla kontrahenta z UE za usługę – o czym należy pamiętać
Coraz częściej polscy przedsiębiorcy zawierają umowy z kontrahentami z Unii Europejskiej. Decydując się na taki krok, przedsiębiorcy rozszerzają swoje horyzonty, zwiększają możliwości i rozwijają działalność. Należy jednak pamiętać, że kwestia dokumentowania wszystkich transakcji musi być odpowiednio uregulowana niezależnie od tego, skąd pochodzi kontrahent. Zawierając transakcję z zagranicznym partnerem, polscy przedsiębiorcy często mają problem z tym, jak poprawnie wystawić fakturę sprzedaży, a przede wszystkim zgodnie z jakimi przepisami.
Miejsce świadczenia usług
Określenie miejsca świadczenia usług jest niezwykle istotne, ponieważ decyduje o sposobie rozliczenia podatku VAT i generuje obowiązek jego opłacenia.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, art. 28b reguluje rodzaj opodatkowania zależnie od miejsca świadczenia usług. Zgodnie z tym dokumentem obowiązują następujące zasady:
– jeśli usługa świadczona jest w siedzibie działalności gospodarczej usługobiorcy – rozliczenie VAT następuje na zasadach ogólnych,
– jeśli jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy – rozliczenie następuje na zasadach obowiązujących przy prowadzeniu działalności gospodarczej w innym miejscu niż stała siedziba,
– jeśli usługa świadczona jest w stałym miejscu zamieszkania lub w zwykłym miejscu pobytu usługobiorcy – rozliczenie następuje na zasadach obowiązujących usługobiorcę, który nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Rejestracja do celów VAT UE
Przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji z kontrahentem zagranicznym w obrębie państw członkowskich Unii Europejskiej podlega obowiązkowi rejestracji co celów VAT UE. Rejestracja obowiązuje zarówno tych podatników, którzy w Polsce są czynnymi „vatowcami”, jak i tych, którzy z tego obowiązku są zwolnieni, czy to przedmiotowo, czy podmiotowo. Po rejestracji i spełnieniu wszystkich wymogów, przedsiębiorca otrzymuje NIP UE, który służy mu do rozliczania transakcji zagranicznych.
Faktura dla kontrahenta z UE
Faktura musi być poprawnie skonfigurowana pod względem formalnym i merytorycznym. Na każdym takim dokumencie musi znajdować się numer VAT UE odbiorcy i nabywcy.
Ważne jest to, która ze stron jest zobowiązana do dokonania rozliczenia VAT. Jeżeli obowiązek spoczywa na zagranicznym kontrahencie, to na fakturze nie wprowadza się ani stawki ani kwoty podatku VAT. Jednakże pole dotyczące opodatkowania nie może pozostać puste. W takiej sytuacji wprowadza się skrót „NP”, czyli „nie podlega opodatkowaniu”. Są też sytuacje, gdy to nabywca jest zobowiązany do opłacenia podatku, a nie usługodawca czy dostawca towaru. W takiej sytuacji na fakturze powinna znaleźć się informacja o „odwrotnym obciążeniu”.
Dane identyfikacyjne podmiotów uczestniczących w transakcji nie różnią się od tych, które zamieszczane są na fakturze dla kontrahenta z Polski. Należy więc zamieścić nazwy stron, adresy siedzib i odpowiednie numery identyfikacyjne (NIP UE). Faktura musi mieć jednoznacznie określoną walutę, w jakiej przeprowadzane jest rozliczenie. Nie ma tu bowiem miejsca na podwójne walutowanie dla każdej ze stron. Obydwie faktury muszą się ze sobą zgadzać co do treści, dlatego też obydwie muszą być wystawione w tej samej walucie. W przeciwnym razie dokumenty zostaną zwrócone jako wystawione nieprawidłowo i nieważne. Można też zastosować rozliczenie w obydwu walutach, ale taki zapis musi się znaleźć na obydwu fakturach. Dzięki temu rejestracja dokumentu w księgach będzie znacznie prostsza.
System wfirma – wystawianie faktury sprzedaży dla kontrahenta z UE
System wfirma.pl umożliwia w prosty sposób wystawianie faktur dla kontrahentów zagranicznych. Na wydrukowanej fakturze będzie widoczna kwota sprzedaży w obu walutach. Wartość w walucie obcej zostanie automatycznie przeliczona na polskie złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę sprzedaży lub datę wystawienia faktury, w zależności od tego, która z nich będzie wskazana jako wcześniejsza. Wartość w walucie polskiej z faktury dla kontrahenta z UE zostanie zaksięgowana do Rejestru sprzedaży VAT oraz KPIR w kolumnie 7 lub Ewidencji Przychodów (ryczałt), w zależności od posiadanej formy opodatkowania.
