Dekretacja dokumentów księgowych w świetle ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości, zwana popularnie polskim prawem bilansowym, dostarcza przepisów regulujących zapis działalności gospodarczej firmy. Wskazuje między innymi na obowiązek sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, czyli na obowiązek dekretacji dokumentów księgowych. Przez dokumenty księgowe rozumie się między innymi faktury, dokumenty celne, rachunki, noty księgowe i dowody opłat. Poprawnie sporządzone dowody księgowe, oprócz dekretacji, powinny zawierać określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny, nazwy i adresy stron dokonujących operacji gospodarczej, opis tejże operacji oraz jej wartość, daty dokonania operacji i sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Na czym polega dekretacja?
Dekretacja dowodów księgowych w firmach, które prowadzą księgowość w oparciu o ustawę o rachunkowości, jest obowiązkowa. Procedura polega na wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, oraz potwierdzeniu tych danych podpisem osoby odpowiedzialnej. Opisanie sposobu ujęcia dokumentu w księgach polega na podaniu daty księgowania, kont, na których zapis zostanie dokonany oraz stron „Winien” i „Ma” oraz wartości operacji gospodarczej. Dowody księgowe muszą być też ponumerowane, w sposób ciągły lub grupowy. Numeracja ciągła zakłada nadawanie numerów po kolei, w szyku, w jakim dokumenty wpływały do księgowości, z podziałem na miesiące. Numeracja grupowa natomiast polega na numerowaniu z podziałem na grupy rodzajowe, opatrzone symbolami.
Nie trzeba dekretować dokumentów, z których potrzebne dane płyną w sposób oczywisty, na przykład faktur, należy je tylko przyporządkować do właściwego okresu i potwierdzić podpisem. Dekretacji można też zaniechać, jeśli istnieją odrębne przepisy lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Sposoby dekretowania dokumentów księgowych
Dokumenty księgowe można dekretować ręcznie lub za pomocą programu komputerowego do ewidencji księgowej, a o szczegółach decyduje kierownik jednostki na podstawie prowadzonej przez dane przedsiębiorstwo polityki rachunkowości. Ręczne sporządzanie dekretacji ułatwia użycie specjalnie do tego celu przeznaczonych pieczątek. W odpowiednie rubryki wpisuje się potrzebne dane i stawia podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, a także za dekretację. W przypadku korzystania z programu komputerowego dekretowanie odbywa się w znacznej mierze automatycznie, ponadto istnieje możliwość wydruku formularza zawierającego niezbędne elementy. System komputerowy powinien jednak generować wydruk zawierający wszystkie niezbędne elementy, w tym powiązanie z zapisami w dzienniku (numer pozycji).
Po co dekretuje się dowody księgowe?
Dekretacja ma na celu ułatwienie obiegu dokumentów w firmie. Stanowi także sposób kontroli dowodów księgowych, pod względem rzetelności i kompletności, a także wychwycenia ewentualnych błędów rachunkowych. Sprawdzenie dokumentu odbywa się pod kątem: • merytorycznym – weryfikacja zgodności treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem opisanej transakcji; zazwyczaj dokonuje jej kierownik działu; • rachunkowym – analiza poprawności obliczeń, na przykład wartości netto i brutto, naliczeń podatku VAT; należy do obowiązków działu księgowości; • formalnym – sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy, by uznać go za dowód księgowy świetle ustawy o rachunkowości.
Dekretacja pozwala utrzymać porządek i dobrą organizację dokumentów będących dowodami księgowymi. Umożliwia też weryfikację ich treści i formy oraz chroni przed popełnianiem błędów księgowych. Użycie specjalnych programów komputerowych sprawia, że dekretowanie odbywa się niemal automatycznie i w razie potrzeby można wydrukować dekret i podpiąć do dokumentu źródłowego. W świetle ustawy o rachunkowości dekretowanie dokumentów jest obowiązkowe, chyba że w sposób oczywisty można z nich wyczytać potrzebne dane lub gdy istnieją odrębne przepisy regulujące obieg dokumentów. Opracowano na podstawie: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dekretacja-dokumentow-ksiegowych-w-swietle-ustawy-o-rachunkowosci
