Co to jest nota korygująca i kiedy jej używać?
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca jest dokumentem, którego się nie księguje. Stanowi on formalną korektę dla wystawionej już wcześniej faktury. Nota korygująca to pomocne narzędzie służące do naprawy błędów popełnionych w fakturze. W taki sposób poprawione mogą zostać imiona i nazwiska albo nazwa podatnika i nabywcy towaru albo usług i adresów. Za pomocą takiej noty można również poprawić numer faktury, datę wystawienia lub zapłaty, datę dokonania czy zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, a także sposób płatności czy termin płatności. Za pomocą noty korygującej natomiast nie można poprawić ilości towarów lub usług, cen jednostkowych netto, opustów albo zniżek cen, wartości sprzedaży netto, stawek podatku, sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą konkretnymi stawkami podatku i tę, zwolnioną od podatku, a także sumy należności ogółem. Dla takich poważniejszych zmian danych w dokumencie przeznaczona jest faktura korygująca. Faktura korygująca jest też konieczna w momencie, gdy zmieniać będziemy wszystkie dane przedsiębiorcy, na skutek czego na fakturze istnieć będzie zupełnie inny podmiot.
Co powinna zawierać nota korygująca?
Przepisy nie uściślają terminu, w jakim należy wystawić notę korygującą, regulują natomiast to, co powinna zawierać. Przede wszystkim konieczne są wyrazy „nota korygująca”, następnie należy uwzględnić numer oraz datę wystawienia. W nocie korygującej zamieszczamy również imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, a także ich adresy i numery, za pomocą których podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a nabywca zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Następnie w nocie korygującej należy zawrzeć również dane widniejące na fakturze oraz wskazać treść korygowanej informacji, a także informacji właściwej.
Kto wystawia notę korygującą?
W przypadku błędu popełnionego na fakturze notę korygującą może wystawić tylko nabywca towaru lub usługi. Taki wystawiony dokument przekazywany jest sprzedawcy, od którego nabywca otrzymał tę fakturę. Gdy nota korygująca jest wysyłana pocztą, należy przygotować dwie kopie dokumentu. Wystawca faktury po otrzymaniu i zaakceptowaniu noty korygującej, podpisuje ją i jeden egzemplarz odsyła nabywcy. Taką notę można zaakceptować też mailowo, nie istnieją bowiem konkretne regulacje mówiące o tym, w jaki sposób nota korygująca powinna być zaakceptowana przez sprzedawcę.
Co ważne, brak akceptacji noty korygującej nie wpływa na brak możliwości odliczenia podatku VAT. Wynika to z faktu, że nota korygująca nie wpływa na informację dotyczące istoty faktury, ale poprawia błędy niższej rangi. Nie wpływa na zredukowanie ilości zamówionego towaru, jego cenę czy opodatkowanie, ale np. poprawia dane przedsiębiorcy. W przypadku, gdy dane zawarte w nocie korygującej są jednak niejasne i wzbudzają wątpliwości co do nabywcy lub sprzedawcy, warto wstrzymać się z księgowaniem faktury i odliczaniem podatku VAT do momentu akceptacji noty korygującej. Taka zaakceptowana nota korygująca powinna być przechowywana wraz z fakturą, której dotyczy.
Czym różni się nota korygująca od noty księgowej?
Nota korygująca ma na celu poprawienie zaistniałego formalnego błędu, natomiast nota księgowa służy do rozliczeń np. w przypadku niewywiązania się z umowy. Notę księgową może wystawić zarówno nabywca, jak i sprzedawca, a celem jej wystawienia jest obciążenie nabywcy lub sprzedawcy dodatkowymi kosztami. Nota księgowa jest też dokumentem rozliczeniowym jednostki, na którym nie wykazuje się podatku VAT. Dokument ten nie stanowi faktury lub rachunku. Nota korygująca i nota księgowa to zatem dwa oddzielne dokumenty, których absolutnie nie można stosować zamiennie.
