Co powinna zawierać pieczęć firmowa?

Czy pieczęć firmowa jest konieczna?

W Polsce nie ma takiego zapisu prawnego, według którego właściciele działalności gospodarczej są zobligowani do posiadania pieczęci firmowej. Jej brak może jednak okazać się uciążliwy, choćby podczas procedur bankowych czy urzędowych. Jeśli przedsiębiorca nie posiada pieczęci firmowej, czasem konieczne jest wypełnienie oświadczenia o braku firmowego stempla lub ręczne wpisanie informacji "Nie posiadam pieczęci firmowej".

Oprócz tego istnieje prawo mówiące o tym, że w obrocie gospodarczym należy ujawnić określone dane. Za niezastosowanie się do tego przepisu grozi grzywna w wysokości nawet do pięciu tysięcy złotych.

W tej sytuacji, choć jej posiadanie nie jest konieczne, będzie dużym ułatwieniem w codziennych czynnościach związanych z prowadzeniem firmy.

Kiedy pieczęć firmowa może być niezbędna?

Żaden organ nie ma prawa odrzucić dokumentu ze względu na brak pieczęci firmowej, jednak niektóre banki lub firmy ubezpieczeniowe mają własne regulaminy, z którymi trzeba się wcześniej zapoznać.

Istnieją również dokumenty i formularze, które zawierają rubryki przeznaczone na użycie takiej pieczęci. Należą do nich m.in.:

- deklaracje podatkowe obowiązujące w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz od osób prawnych;

- deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego;

- wnioski kierowane do GUS-u, Inspekcji Sanitarnej.

Ponadto istnieją określone zawody, które muszą posługiwać się odpowiednią pieczęcią. Takie wymagania nakłada Ministerstwo Zdrowia oraz Ministerstwo Transportu. Do specjalistów, którzy według przepisów mają obowiązek używać pieczęci, należą:

- lekarz (różne specjalizacje);

- lekarz weterynarii;

- diagnosta laboratoryjny;

- pielęgniarka, położna i inni;

- pracownicy jednostek administracyjnych;

- instruktor i wykładowca nauki jazdy.

Dlaczego warto mieć pieczęć firmową?

- oszczędność czasu - nie trzeba wypełniać wszystkich dokumentów odręcznym podpisem, wystarczy przybić stempel;

- wiarygodność firmy - firma, która posiada pieczątkę, jest odbierana jako rzetelna i godna zaufania;

- łatwość kontaktu - dane znajdujące się na stemplu ułatwiają potencjalnym klientom nawiązanie kontaktu;

- reklama - potencjalny klient może zobaczyć pieczątkę w różnych miejscach: od dokumentów po korespondencję firmową.

Czy istnieje uniwersalny wzór pieczęci?

Pieczęć nie jest wymagana przepisami prawa, więc nie istnieje jeden uniwersalny wzór pieczęci firmowej, na podstawie którego wszystkie byłyby tworzone. To, co powinno znaleźć się na pieczęci, regulowane jest przez przepisy powiązane.