Ryczałt za nocleg – czy można go ująć w kosztach?
Każdy prowadzący działalność gospodarczą przedsiębiorca szuka możliwości zwiększenia kosztów uzyskania przychodu w celu obniżenia podstawy opodatkowania. A co, jeśli nasi pracownicy odbywają regularne podróże służbowe? Czy koszt noclegu można ‘wrzucić’ w koszty firmy?
Czym jest ryczałt za nocleg?
Niekiedy w zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik (bądź przedsiębiorca) będzie nocował poza miejscem zamieszkania czy poza miastem, w którym mieści się siedziba przedsiębiorstwa. W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, jednak zdarza się, że nie jest on w stanie ich udokumentować. W takiej sytuacji, zwrot musi zostać uwzględniony na zasadzie ryczałtu, czyli ustalonej przez ustawodawcę kwoty stanowiącej określony procent tak zwanej diety. Precyzuje to paragraf 8 z Dz.U.2013.0.167 - Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Dokładana treść tego paragrafu natomiast brzmi:
1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. 2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. 3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Tu szczególnie należy zwrócić uwagę na ustępy trzeci i czwarty, czyli określenie wysokości ryczałtu względem diety a także wymogów formalnych, kiedy ryczałt za nocleg powinien zostać wypłacony.
Ryczałt za nocleg a koszty
Skoro już jesteśmy świadomi tego, czym faktycznie jest ryczałt za nocleg, należy rozpatrzeć najbardziej istotą z punktu widzenia pracodawcy kwestii z nim związanych. Czy ryczałt za nocleg może zostać ujęty w kosztach, a co za tym idzie, stanowić jeden z elementów zwiększających koszty uzyskania przychodu, czyli zmniejszyć kwotę stanowiącą podstawę opodatkowania. Odpowiedź brzmi – nie. Ryczałt za nocleg nie może być ujęty w kosztach pracodawcy, niezależnie od tego czy przysługuje on pracownikowi czy właścicielowi przedsiębiorstwa. Ryczałt ze względu na swój charakter i możliwość uzyskania go (brak konieczności dokumentacji poniesionych kosztów) nie może być jakąkolwiek podstawą do zmiany kosztów uzyskania przychodu.
Te można natomiast wykazać, jeżeli pracodawca rozlicza faktyczne koszty, jakie pracownik lub on sam musiał ponieść w delegacji lub podróży służbowej. Co za tym idzie – pracodawca w celu ujęcia kosztów noclegu w kosztach uzyskania przychodu musi wykazać powstanie takowych w rachunkach księgowych, a mówiąc prościej – musi posiadać fakturę wystawioną przez hotel bądź inne miejsce świadczące usługi noclegowe.
Nocleg z wyżywieniem a koszty uzyskania przychodu
Często pojawia się pytanie, o możliwość rozliczenia kosztów noclegu ze śniadaniem. Tutaj orzecznictwo jest jednoznaczne – za kwestie rozliczenia wyżywienia odpowiedzialna jest wspomniana już wcześniej dieta o ustalonej zryczałtowanej wysokości. Zatem jeśli przedsiębiorca decyduje się na wykupienie noclegu z wyżywieniem, wyżywienie musi stanowić osobną pozycję na fakturze, ponieważ nie może być dodatkowo ujęte w kosztach.
