Kilometrówka 2021
Nie wszyscy pracują w standardowo przyjętym wymiarze godzin, wychodząc do pracy na 8 rano, a wracając z niej po 16 po południu. Niektóre zawody wiążą się z odbywaniem podróży służbowych, nie rzadko długich i męczących. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców, ale także zatrudnianych przez nich pracowników. W takie podróże zobligowane do niej osoby często udają się swoimi prywatnymi pojazdami. Wówczas przysługuje im zwrot kosztów poniesionych w związku z tą podróżą. By było to możliwe, niezbędna jest kilometrówka. Jak wysoka jest jej stawka? W jakich sytuacjach jest potrzebna? Kilometrówka w 2021 roku – wszystko co należy wiedzieć.
Kilometrówka – czym jest i co powinna zawierać?
Kilometrówka to potoczne określenie na ewidencję przebiegu pojazdu, który został użyty do odbycia podróży służbowej. By na jej podstawie można było zwrócić 100% kosztów związanych z poniesioną podróżą, niezbędne jest jej dokładne i szczegółowe prowadzenie. Taka ewidencja ma odgórnie założone kryteria, które powinna spełniać. Przede wszystkim musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu, który używany jest w trakcie podróży służbowej. Kluczowe jest też trzymanie się odpowiednich terminów. W kilometrówce trzeba bowiem zawrzeć dzień rozpoczęcia jej prowadzenia oraz dzień, w którym skończono to robić. Innym istotnym wymogiem, który taka ewidencja musi spełniać, jest stan licznika przebiegu danego pojazdu określony z dniem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji oraz stan tego licznika na zakończenie prowadzenia ewidencji. Dodatkowo, jeśli okres jej prowadzenia jest podzielony na mniejsze okresy rozliczeniowe, należy uwzględnić stan licznika przebiegu na koniec każdego z tych okresów. Niezbędne w kilometrówce jest też określenie liczby przejechanych kilometrów na koniec każdego z wyżej wspomnianych okresów oraz na koniec prowadzenia całej ewidencji.
Ponadto w kilometrówce muszą znaleźć się też kolejne wpisy osoby kierującej danym pojazdem, w których też muszą być zawarte odpowiednie informacje. Taki pojedynczy wpis powinien uwzględniać: jego numer porządkowy, imię i nazwisko kierującego, datę wyjazdu, cel wyjazdu, dokładny opis trasy oraz liczbę przejechanych kilometrów.
Kluczowe jest odpowiednie prowadzenie kilometrówki, ponieważ w przypadku niedociągnięć z nią związanych mogą pojawić się problemy ze zwrotem kosztów i nie tyczy się to tylko pracowników wykorzystujących do tego celu prywatne pojazdy. Konsekwencje może ponieść też pracodawca, który w przypadku nieodpowiednio prowadzonej ewidencji nie będzie miał możliwości wliczenia 100% kosztów podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu, co później może odbić się na wysokości podatku, który będzie musiał odprowadzić.
Kilometrówka – stawka i zwrot kosztów
Wiadomo już, co należy w kilometrówce uwzględnić i jak ja prowadzić, by umożliwiała pełny zwrot funduszy przeznaczonych na odbycie podróży służbowej. Wartość tego zwrotu obliczana jest na podstawie określonej odgórnie stawki kilometrowej przemnożonej przez ilość przejechanych w trakcie podróży kilometrów. Jaka jest wobec tego wysokość tej stawki? Ta różni się w zależności od tego, jakim pojazdem odbywana jest podróż służbowa. Jeśli podróż odbywa się przy użyciu motoroweru, wówczas stawka wynosi 0,1382 zł za każdy przejechany kilometr. Gdy odbyła się ona przy użyciu motocykla, stawka wynosi już 0,2320 zł za każdy przejechany kilometr. Co ciekawe, w przypadku samochodów osobowych nie występuje jedna stawka, gdyż są one dwie. Rozróżnia się je ze względu na pojemność skokową silnika danego pojazdu. Jeśli więc podróż odbyła się samochodem z silnikiem, którego pojemność skokowa wynosi do 900 cm3, to stawka wynosi wtedy 0,5214 zł za każdy przejechany kilometr. Jeśli pojemność skokowa silnika używanego pojazdu jest większa niż 900 cm3, wówczas stawka wzrasta do 0,8358 zł za każdy przejechany kilometr. Co istotne, pracodawca ma prawo do ustalenia nawet wyższych stawek za każdy przejechany kilometr w regulaminie swojej działalności. Nie ma jednak prawa ustanawiać niższych stawek od tych wyżej podanych, gdyż są one normą ustanowioną przez państwo.
