Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację? Jak to zrobić?

Czym tak naprawdę jest inwentaryzacja?

Mianem inwentaryzacji nazywamy zespół czynności mających na celu ustalenie realnego stanu środków trwałych i obrotowych jednostki gospodarczej i zobowiązań przypadających na dany dzień. W świetle przepisów prawa, tj. ustawy o rachunkowości, inwentaryzacja stanowi obligatoryjny element rachunkowości poprzedzający etapy sporządzania sprawozdania finansowego, a także rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Jakie są główne cele przeprowadzanej inwentaryzacji?

Zasadniczo możemy wyróżnić następujące cele inwentaryzacji:

• doprowadzenie do zgodności stanów, tj. stan ewidencji zgodny ze stanem faktycznym,
• zapewnienie rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych i wiarygodności składanego sprawozdania finansowego,
• rozliczenie osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe działalności gospodarczej,
• przeciwdziałanie, a także wykrywanie nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem przedsiębiorstwa.

Z racji na różnorodność jednostek sektora finansów publicznych niezwykle istotną rolę pełni adekwatny podział zadań i odpowiedzialności w zakresie inwentaryzacji, między komórki organizacyjne a także delegowane uprawnienia przyznawane poszczególnym pracownikom. Należy mieć na uwadze, że w głównej mierze to właśnie od ich pracy zależy jakość przeprowadzonej inwentaryzacji, a co za tym idzie, jakość sprawozdania finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe nie może zostać uznane za wiarygodne, gdy dane z ksiąg rachunkowych nie zostały potwierdzone przeprowadzoną inwentaryzacją.

Jakie istnieją rodzaje inwentaryzacji?

Rodzaje przeprowadzanych inwentaryzacji w działalności gospodarczej:

• systematyczna – przeprowadzana okresowo lub prowadzona cały czas w systemie ciągłym,
• cykliczna – jest to rodzaj inwentaryzacji systematycznej, cechuje się stałą częstotliwością powtarzania, np. co kwartał, co rok, co trzy lata itd.,
• okazjonalna – wykonywana nagle i wywołana jest jakiejś przyczyny, np. powodzi, zamknięcie jednostki,
• doraźna – przeprowadzana bez zapowiedzi,
• pełna – przeprowadzania inwentaryzacji obejmuje zarówno składniki własne, jak i obce,
• częściowa – przeprowadzana na potrzeby niektórych składników majątkowych jednostki,
• rozliczeniowa – rozlicza osoby odpowiedzialne za składniki majątku przedsiębiorstwa,
• szacunkowa – służy do oceny stanu majątku, jej celem jest zorientowanie się, w jakim stanie jest majątek jednostki,
• kontrolna – wykonywana z pobudek czysto kontrolnych i weryfikacji,
• przeglądowa – opiera się na spisie z natury, jej celem jest dokonanie przeglądu zapasów z konkretnej przyczyny,
• roczna – wykonywana w celu ustalenia dochodu do opodatkowania, wykonywana, by urealnić bilans oraz wynik finansowy,
• kwartalna – czasem stosowana w celu ustalenia dochodu do opodatkowania,
• nadzwyczajna – wykonywana na żądanie lub wniosek organów zewnętrznych oraz przeprowadzana w przypadku zamknięcia działalności gospodarczej,
• ciągła – przeprowadzana w dużych magazynach, gdzie składniki jednostki rozliczane są ilościowo lub ilościowo-wartościowo.

Jakie wyróżniamy metody przeprowadzania inwentaryzacji?

Zasadniczo rozróżniamy trzy metody przeprowadzania inwentaryzacji:

1. Na drodze spisu z natury, wyceny spisanych ilości, porównania ich wartości z danymi z ksiąg rachunkowych, a także wyjaśnienie oraz rozliczenie ewentualnych wykrytych różnic.

2. Na drodze otrzymania od banków oraz kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazywanych w ewidencji księgowej jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie wykrytych różnic.