Czym jest faktura pro forma i czym różni się od faktury VAT?
Pixabay.com
Autor Dominik Moliński - 3 Lutego 2021

Czym jest faktura pro forma i czym różni się od faktury VAT?

Przedsiębiorcy coraz częściej wystawiają tzw. faktury pro forma. Słowo „pro forma” oznacza w języku łacińskim: „dla pozoru” lub „tymczasowy”. To sugeruje, że faktura pro forma nie może zastąpić faktury VAT w rozliczeniach podatkowych. Zatem czym jest faktura pro forma, w jakim celu się ją wystawia i czym różni się od zwyczajnej faktury?

Faktura pro forma – co to jest?

Faktura pro forma to dokument, który wyglądem przypomina zwyczajną fakturę. Dokument ten jest potwierdzeniem i dowodem zawarcia umowy sprzedaży. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, faktura pro forma nie jest pełnoprawnym dokumentem księgowym i nie może służyć do rozliczeń podatkowych.

Faktura pro forma najczęściej posiada charakter informacyjny – może służyć jako zapowiedź bądź propozycję wystawienia zwyczajnej faktury. Dlatego też dokument ten powinien zawierać takie same informacje, jak faktura właściwa.

Co powinna zawierać faktura pro forma?

Faktura pro forma wizualnie przypomina zwyczajną fakturę, jaką wystawiają przedsiębiorcy, lecz różni ją jeden istotny szczegół – powinna zostać opatrzona tytułem „FAKTURA PRO FORMA” lub podobnym, aby nie było żadnych wątpliwości co do jej charakteru.

Skoro faktura pro forma powinna przypominać zwykła fakturę VAT i zawierać te same elementy, należy na niej zamieścić:

  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • datę wystawienia faktury pro forma,
  • dane stron transakcji – imię i nazwisko klienta lub nazwy firmy, adresy i NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • jednostkę miary i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkowa netto, czyli bez kwoty podatku,
  • kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku VAT,
  • kwotę podatku VAT,
  • wartość sprzedaży brutto,
  • kwotę do zapłaty, wyrażoną cyframi i słownie z podaniem waluty,
  • informacje dodatkowe (sposób odbioru, miejsce dostawy itp.).

Kiedy można wystawić fakturę pro forma?

Faktura pro forma nie może zastąpić zwyczajnej faktury. Dokument ten pełni rolę informacyjną i nie może rodzić konsekwencji finansowo-podatkowych. Z pomocą faktury pro forma można przedstawić np. propozycję faktury VAT. Mimo to, przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z tego typu dokumentów.

Ze względu na specyficzny charakter faktur pro forma przedsiębiorcy mogą wystawiać je przy okazji różnych transakcji między kontrahentami w dowolnym momencie. Przepisy w żaden sposób nie określają, kiedy można je wystawiać, a tym bardziej nie określają terminu wystawiania faktur pro forma.

Dokument ten można wystawić w celu złożenia propozycji innemu przedsiębiorcy. Jeśli strony zechcą zawrzeć umowę sprzedaży, to wtedy należy ją udokumentować fakturą VAT, która jest dokumentem księgowym i podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych.

Faktura pro forma a faktura VAT – różnice

Na pierwszy rzut oka faktura pro forma niewiele różni się od zwyczajnej faktury VAT. Mimo to, dokumenty te mają inne zastosowanie, inaczej są postrzegane w świetle prawa, a tym bardziej nie mogą być stosowane zamiennie. Pierwszą i najważniejszą różnicę między fakturą pro forma a fakturą VAT znajdziemy w tytule. Faktura pro forma musi zostać oznaczona napisem „FAKTURA PRO FORMA”, natomiast zwyczajna faktura jest oznaczona po prostu jako „FAKTURA”.

Faktura pro forma stanowi informację dla kontrahenta i wystawia się ją przed odebraniem należności. Natomiast faktura VAT to dokument księgowy, który należy wystawić po wpłacie należności i jest dowodem zapłaty.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News