Czym jest e-faktura? Dlaczego jest lepsza od zwykłych faktur?

E-faktura – definicja

E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to dokument, który posiada cechy faktury i jest traktowany na równi z fakturą papierową. To oznacza, że e-faktura pozwala rozliczać się tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Warto dodać, że nawet jeśli e-faktura zostanie wydrukowana u odbiorcy, czyli przyjmie formę papierową, to wciąż będzie uznawana za fakturę elektroniczną.

E-faktura może być z powodzeniem stosowana w rozliczeniach, lecz pod warunkiem, że otrzymamy zgodę od kontrahenta na przekazanie dokumentu w formie elektronicznej. Kontrahent może wyrazić swoją akceptację słownie lub w formie pisemnej. Co więcej, brak sprzeciwu otrzymania e-faktury może zostać uznany za zgodę.

Co zawiera e-faktura?

Art. 2 pkt 31 ustawy o podatku towarów i usług mówi, że fakturą nazywamy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. To oznacza, że w każdej e-fakturze muszą znaleźć się te same elementy, które pojawiłyby się w fakturze papierowej. Jak wyjaśnia nam art. 106e. ustawy o podatku towarów i usług, są to:

• data wystawienia e-faktury;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu za wcześniejszą zapłatę, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawka podatku;
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem.

E-faktura – przechowywanie

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać e-faktury oraz faktury tradycyjne, aby móc je udostępnić na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Dokumenty podatkowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co ważne, przedsiębiorca posiadający firmę w Polsce musi przechowywać faktury na terytorium kraju.

E-faktura i jej zalety

Wybierając między tradycyjną fakturą papierową a fakturą elektroniczną, warto poznać najważniejsze zalety e-faktury. Jedną z nich jest możliwość niemal natychmiastowego dostarczenia e-faktury do odbiorcy za pośrednictwem poczty elektronicznej. W ten sposób oszczędzamy czas i pieniądze na drukowaniu i przekazywaniu dokumentu bezpośrednio w ręce klienta lub pocztą.

Kolejną ogromną zaletą e-faktury jest jej wygodne przechowywanie. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury przez 5 lat. Wyobraźmy sobie, ile potrzebowalibyśmy miejsca na te wszystkie papierowe faktury. Tymczasem e-faktury możemy sobie przechowywać w komputerze i jeśli zajdzie taka konieczność – możemy je łatwo i szybko odnaleźć. Co więcej, wybierając e-faktury, dbamy o środowisko, gdyż eliminujemy potrzebę wykorzystania papieru do drukowania, a także oszczędzamy tusz do drukarki.